#33: Eine Geheimwaffe gegen E-Mail-Flut: „Wenn/dann“-Formulierungen bringen Klarheit und verkürzen die Kommunikation

13/02/2023  
Hier publiziert Bestseller-autorin 
Anitra Eggler
Ich duze meine leser*INNEN seit 12/2021. Ältere texte und Pressetexte sind per sie. Ich gendere stets in Gedanken, 
Im text seltener – Lesefluss sticht. Meine Zuneigung gilt allen Menschen. Hauptsache: Mensch. 

Entdecke  „Wenn/dann“-Formulierungen als Geheimwaffe gegen die E-Mail-Flut! Proaktive „wenn/dann“-Formulierungen verkürzen die E-Mail-Kommunikation, sie bringen Klarheit, sparen Zeit, verhindern Microstress und sind Produktivitäts-Booster. 

„Wenn/dann“-Formulierungen befreien dich von Produktivitäts-Blockaden, die immer dann entstehen, wenn du auf Antworten warten musst. Antworten, die oft gar nicht oder spät oder unvollständig kommen, weil der Empfänger ebenfalls in der Mail-Flut schwimmt. 

Wenn/dann-Formulierungen sind besonders smart, weil sie Empfänger und Sender handlungsfähig machen; sie ersparen eine Mail-Antwort, anstatt eine zu generieren. Eine schnellere Reaktionszeit als keine Reaktionszeit gibt es nicht. Ausprobieren!

1. VIDEOCAST: Geheimwaffe gegen E-Mail-Flut: „wenn/dann“-Formulierungen


2. PODCAST: Geheimwaffe gegen E-Mail-Flut: „wenn/dann“-Formulierungen

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3. HOW-TO-ARTIKEL: Geheimwaffe gegen E-Mail-Flut: „wenn/dann“-Formulierungen

Ich spreche und filme so schnittarm es meine Tagesform erlaubt. Hier findest du das Transkript in Form eines How-to-Artikels zum Thema, Links zu Quellen, Studien und meist auch ein paar Zusatztipps.


Entdecke „Wenn/dann“-Formulierungen als Geheimwaffe, um deine Mail-Kommunikation zu verkürzen und zu verbessern

Hast du das Gefühl, dass dein E-Mail-Posteingang unkontrollierbar voll ist? Befindest du dich aufgrund unpräziser Anfragen, Antworten und Erwartungen häufig in einem endlosen Mail-Ping-Pong? Blockiert das Warten auf Antworten deine Produktivität und lähmt deinen Workflow? Dann ist es Zeit, etwas Neues auszuprobieren!

Proaktive „wenn/dann“-Formulierungen sind eine smarte Möglichkeit, die E-Mail-Flut einzudämmen

Für mich sind proaktive „wenn/dann“-Formulierungen die einfachste Geheimwaffe gegen E-Mail-Flut.

Mit dieser Technik kannst du proaktiv Mails formulieren, indem du klare Erwartungen und Handlungen definierst.

Zum Beispiel könntest du schreiben: „Hier ist mein Vorschlag für Task [X]. Wenn ich bis übermorgen um 10 Uhr nichts von dir höre, dann gehe ich davon aus, dass das für dich ok ist und mach x und y.“ 

„Wenn-dann“–Formulierungen verhindern Mail-Ping-Pong bevor das Spiel beginnt 

„Wenn-dann“-Formulierungen sparen dir Zeit, weil sie fokussiert und proaktiv sind. Zusätzlich wirken sie wie ein Staudamm in der Mailflut und bringen Klarheit in die E-Mail-Kommunikation, die voller Missverständnisse und unpräziser Formulierungen ist. 

Ein weiterer Vorteil: WENN/DANN-Formulierungen platzieren die Verantwortung beim Mail-Empfänger 

Du definierst klare Erwartungen und Handlungen, aber es ist an dem Empfänger, darauf zu reagieren und die nächsten Schritte einzuleiten. Durch Nichtstun kann der Empfänger richtig viel tun.

Die neue Handlungsfreiheit macht Sender und Empfänger produktiv. Das unterscheidet sie ganz gewaltig von dem üblichen „Verantwortung weg delegieren per Mail“, das entweder in einer Einbahnstraße – keine Antwort – oder in Verantwortung-hin-und-her-mailen-Ping-Pong mündet. 

Wenn du die „Wenn/dann“-Formulierungen in deiner E-Mail-Kommunikation einführst, wirst du bald merken, dass du weniger Zeit damit verbringst, auf Mails zu reagieren und mehr Zeit hast, dich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Wenn/dann-Formulierungen: Ein Geheimtipp gegen Mailflut.

Nimm das Thema als Idee für eine effizientere E-Mail-Kommunikation auf die Agenda des nächsten Meetings mit deinen wichtigsten Kommunikationspartnern!  

Probiere es aus und erlebe selbst, wie einfach es sein kann, die E-Mail-Flut zu eindämmen.

5 Vorteile von proaktiven
„wenn/dann“-Formulierungen in E-Mails

1. Turbobooster für den Workflow

„Wenn/dann“-Formulierungen ersparen dem Empfänger in vielen Fällen die Antwort und dir eine weitere Mail im Posteingang. 


2. Aus Wartezeit und Reaktionszeit wird Produktivzeit

Du musst in vielen Fällen nicht mehr auf eine Antwort warten, sondern weißt, dass keine Antwort heißt, dass du so handeln kannst, wie du es vorgeschlagen hast. Das fühlt sich gut an.


3. Sender und Empfänger werden handlungsfähiger

Proaktive „Wenn/dann“-Formulierungen kommunizieren klare Handlungen und schaffen klare Erwartungen. Das reduziert Missverständnisse und produziert ein angenehmes Gefühl von Tatkraft, Klarheit und Kontrolle. 


4. Mail-Ping-Pong wird im Keim erstickt

Klare „Wenn/dann“-Formulierungen verhindern das Mail-Ping-Pong-Spiel bevor es entstehen kann und ersparen dir die 100ste „Danke für deine Danke-Mail“. 


5. Der Microstress wird weniger 

Warten auf Mail-Antworten ist ein typischer Microstress-Verursacher.

Microstress ist eine subtile Form von Stress, die durch viele kleine Dinge verursacht wird. Alles, was wir nicht abschließen können, führt zu Microstress. Proaktive „wenn/dann“-Formulierungen in E-Mails ermöglichen es dir, offene Punkte von deiner Agenda zu nehmen und sie abzuschließen. So reduzierst du einen potenten Microstressfaktor und kannst entspannter und erfolgreicher arbeiten.

Beispiele für „wenn/dann“-Formulierungen

Ich habe hier jeweils noch die Betreffziele für die Betreffzeile formuliert. Die Kombi Betreffziele + „wenn/dann“-Formulierung sorgt für maximale Klarheit in den Mailboxen. Zum Thema „Betreffziele in die Betreffzeile“ gibt es eine eigene Podcast-Folge

1. Termine vereinbaren

Betr. 15 Min. Telefonzeit am 21. März 10 Uhr? 

Ich würde gerne 10 Minuten zum Thema X mit dir telefonieren. 

Hast du am 21. März um 10 Uhr Zeit?

Alternativ kann ich um 16:30 Uhr oder am 22. März um 15 Uhr.

Wenn ich nichts von dir höre, dann rufe ich dich am 21. März um 10 Uhr an.

In der internen Kommunikation ist ein Kalendereintrag in diesem Fall sicher effizienter. Als Chat-Nachricht wäre der obige Text besser. Ich kommuniziere auf diese Art meine 1-2-1-Terminwünsche an Kunden und Dienstleister. Wichtig ist, dass du neben dem konkreten Termin auch gleich das Medium nennst, in diesem Fall kein Video-Call (thank god!), sondern ein effizientes Telefonat.

***

2. Entscheidungen treffen, handeln

Betr. Bestes Angebot von Firma x -> Auftrag vergeben?

Ich habe mir alle Angebote durchgesehen und bin der Meinung, dass [Firma X] das beste Angebot zum besten Preis hat. 

Wenn ich bis [Zeitpunkt X] nichts von dir höre, dann vergebe ich den Auftrag.

***

3. Feedback / Freigaben einholen

Betr. Vorschlag 5 Agenda-Punkte für Kick-off Meeting = ok?

Hier sind die 5 Punkte, die ich im Kick-off Meeting ansprechen möchte.
Punkt 1 ...  

Wenn ich bis [Zeitpunkt X] nichts von dir höre, dann publiziere ich die Agenda und sende sie an die Beteiligten. 

Du siehst, du kannst die „wenn/dann“-Formulierungen in vielen verschiedenen Situationen einsetzen, in denen du klare Erwartungen und Handlungen definieren möchtest.

„Wenn/dann“–Formulierungen funktioniert nicht nur bei E-Mails, sondern natürlich auch bei Chats und Nachrichten-Diensten aller Art.

Auch in der Beziehungs- und Eltern-Kind-Kommunikation kann eine „wenn/dann“-Ansage Wunder wirken. Probiere es einfach mal aus. Du wirst erleben, wie nützlich diese Technik sein kann! 

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Anitra eggler

Anitra Eggler ist Web-Veteranin und Digital-Detox-Pionierin, sie bringt Menschen und Unternehmen in Screen-Life-Balance. Der ORF bezeichnet die Digitalisierungsexpertin als „die gefragteste weibliche Stimme zur Digitalisierung“, ihre Mutter nennt sie „Fräulein Fröhlich“. Anitras Auftritte als Keynote Speakerin, ihre Bürokrieger*innen-Bootcamps und Bücher haben bereits über 250.000 Menschen begeistert und humorvoll digitaltherapiert.

Anitra wurde 1973 in Karlsruhe geboren, startete ihre Karriere als Todesanzeigentexterin in Buenos Aires, war in den 90er-Jahren als Journalistin erfolgreich und zählte als Startup-Managerin zur Medien-Avantgarde der ersten Generation der Digitalwirtschaft. 2011 wurde sie durch ihren ersten humorvollen Digitalisierungsratgeber „E-Mail-macht dumm, krank und arm“ zur Digital-Detox-Pionierin.

Wie Screen-Life-Balance erfolgreich funktioniert, lebt die leidenschaftliche Digitalisierungsexpertin vor: Anitra meditiert und programmiert, sie arbeitet maximal digitalisiert und lebt maximal genussvoll ohne Uhr in der Schweiz – Zeit ist ihre Rolex.


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