Dir gefällt DER PODCAST? Wunderbar! 

Jetzt abonnieren & mit 5 Sternen bewerten

 Die Screen-Life-Balance deiner Mitmenschen ist erfolgsentscheidend für deine eigene.  Abonniere den Podcast und empfehle ihn Kollegen, Freunden und deiner Familie. Auch eine 5-Sterne-Bewertung macht ihn sichtbarer für andere User.

Damit stärkst du nicht nur deine eigene Screen-Life-Balance, sondern auch die deiner Mitmenschen. So entsteht ein Schneeballeffekt, der uns allen hilft, Screen-Life-Balance zu finden und zu halten. Vielen Dank für deinen Beitrag!

DER WORK-SMARTER-TIPP AUF EINEN BLICK

TRANSKRIPT DER FOLGE

Ich spreche und filme am liebsten schnittarm. Vor der Aufnahme schreibe ich einen Artikel zum Thema oder lese etwas aus meinen Büchern. Manchmal notiere ich ein paar Stichpunkte. Auf Basis dessen spreche ich die Folge frei ins Mikro und in die Kamera. Hier findest du das Transkript und manchmal auch ein paar Zusatztipps.

Raus aus der Mailflut? Frag dich: Wie aussagekräftig sind deine betreffzeilen?

Bevor du nachdenkst, frag dich einfach, was dich an den Betreffzeilen von anderen stört. Bist du auch so genervt von diesen Mails, in deren Betreffzeile zig mal RW:, AW:, FW: steht und ganz hinten in der Betreffzeile steht irgendwo was ganz Generisches wie „Meeting“? 

Wenn du mal ausrechnen willst, ob dich deine Mail- und deine Meetingzeit zum Killer- oder zum Key-Performer macht, ich habe hier einen Killer-Performance-Rechner für dich programmiert. 

Unpräzise Betreffzeilen sind eine Extraportion Wasser in der Mailflut

Dabei hätte jede Betreffzeile per se eine immense Power, ein Rettungsring zu sein und uns die Mailflut zu ersparen, unter der wir alle leiden. 

Wie das? Ganz einfach dadurch: Indem mehr Menschen wie du und ich anfangen, die Ziele der Kommunikation in die Betreffzeile zu schreiben.

Denn genau die müssen in der Betreffzeile stehen. Die Ziele der Mail. Warum verfasst du eine Mail? Warum soll der Empfänger deine E-Mail öffnen? Warum ist der Inhalt der Mail relevant? Die Antwort darauf gibt im Idealfall die Betreffzeile der E-Mail. 

Wie textest du eine gute Betreffzeile? 

So landen die Mail-Betreffziele in der Betreffzeile: Beantworte die W-Fragen

Beantworte die W-Fragen. Das ist ein altes Journalisten-Gesetz, das immer funktioniert. Das Wichtigste zuerst und dann die W-Fragen beantworten.

Für deine Mail und die Betreffziele  deiner Mail heißt das ganz konkret, frag dich: Wer, was, wann? Bis wann? Wie lange? Warum? Wieso? Du weißt, was ich meine, oder? Die wichtigsten W-Fragen beantwortest du gleich in der Betreffzeile. Der Rest folgt in den ersten Sätzen der Mail. 

Alles klar?

Wenn du das machst, dann weiß der Empfänger deiner Mail sofort auf einen Blick: Worum geht's? Muss ich das priorisieren? Kann das warten etc.?

Wenn du jetzt sagst, ja, finde ich gut, leuchtet ein, kann man das eventuell noch schärfen? Dann antworte ich dir, ja, man kann.

Hier kommt der ultimative Mail-Betreffziel-Scharfschützen-Tipp

Du kannst mit den Menschen, mit denen du am häufigsten per Mail kommunizierst, auch eine Nomenklatur vereinbaren, die allen hilft, noch schneller zu erkennen, was der Inhalt der Mail ist und wie wichtig oder unwichtig er ist.

2DO, FYI, Budget, Freigabe, Auftrag, WICHTIG, EILT, Fun – all das sind Wörter, die du als Stichwort deiner Betreffzeile voranstellen kannst, damit die Mail ein Label erhält, das auch von Querlesern in Sekundenschnelle dekodiert werden kann. 

Im letzten Start-up vor meiner Selbstständigkeit habe ich mit meinen 60 Mitarbeitern so kommuniziert und Mails gelabelt. Beispiel: „2DO: Abonniere den Podcast & bewerte mit fünf Sternen“ - das wären präzise Betreffziele für eine Betreffzeile von mir für dich. 

Und hey, bitte mach das! Nie vergessen: deine eigene Screen-Life-Balance ist immer nur so gut wie die deiner Mitmenschen. Und genau dasselbe passiert ja auch bei Mails. Digitale Kommunikation ist Pingpong: Schön, wenn du selbst aus der Mailflut rauskommst. Gelingt dir aber nur, wenn du vorlebst, wie man der Sandsack in der Mailflut ist oder der Rettungsring. 

Die gute Nachricht:

Wer bessere Mails schreibt, erhält bessere Mails. Wenn du konsequent Betreffziele in die Betreffzeile schreibst, inspirierst du andere, es auch zu tun

Vorleben ist die beste digitale Erziehung. Das gilt für alles und ganz besonders für Mails: Ich schreibe immer Betreffziele in die Betreffzeile und meine Kommunikationspartner machen mit.

80 Prozent von ihnen erkennen, warum ich das mache und erleben den Benefit. Das reicht, um sie zu motivieren, mitzumachen.

Und das, obwohl – und vielleicht gerade auch weil – ich nicht explizit darauf hinweise, sondern es einfach durch präzise, stichwortartig getextete Betreffziele vorlebe. Probier es aus und verlass dich aufs Pareto-Prinzip! 

Ganz wichtig: Wenn du auf eine Mail antwortest, oder sie weiterleitest, dann ändert sich ja meist das Betreffziel, oder? Bitte, bitte mach dir die Mühe:

Investiere noch mal zwei Sekunden Zeit und adaptierte die Betreffziele in der Betreffzeile, wenn du antwortest oder weiterleitest.

Das trägt extrem dazu bei, dass wir schneller wissen, worum es geht und schneller wissen, muss ich es jetzt priorisieren, oder nicht? Solltest du deine Mails gruppieren lassen – was ich nicht tue, weil es mich verwirrt –, kein Problem, die Mails werden nach einer Mail-ID, nicht nach der Betreffzeile gruppiert. Dennoch empfiehlt es sich hier, schon bei der ersten Mail die Betreffziele zu adaptieren, falls diese nicht stichhaltig sind. 

Ich habe früher in meiner letzten Firma Budgets – kleine Budgets unter 1.000 Euro – auf die Art und Weise freigegeben. Meine Mitarbeiter haben z. B. in der Betreffzeile geschrieben „Budget: 500 Euro für Google Ads = ok?“ und ich habe nur in der Betreffzeile mit „OK => 500 Euro für Google Ads“ geantwortet.

Beliebte Stichwörter sind: Action; FYI (nur zur Info, vgl. cc), 2DO, EILT, FUN, Bis + Datum – also gleich die Deadline in die Betreffzeile schreiben. 

bevor das in Mail-Pingpong ausartet, noch ein Tipp: Drei magische Buchstaben – EOM = end of message, end of mail

Wenn man beginnt, in der Betreffzeile alles zu sagen, dann wird das Medium Mail zur Chat-Funktion. Deshalb noch ein Zusatztipp, den du auch in Chats verwenden kannst. Wenn du das Pingpong beenden willst, schreibst du einfach in den Chat oder ans Ende der Mail-Betreffzeile EOM - das steht für „end of message“ oder „end of mail“. Hilft sehr gut gegen die 100ste „Danke für deine Danke-Mail“. Beim ersten Einsatz erklärst du die drei Buchstaben natürlich. 

„Danke, ich wünsche dir auch noch ein fabelhaftes Leben! EOM - end of mail“

Bäm. Das war’s. Damit ist alles gesagt. Auch in dieser Podcast-Folge. In Zukunft bitte die Betreffzeile in die Betreffzeile und beim Antworten die zwei drei Streber-Sekunden investieren, um da die Ziele zu adaptieren.

That's it. Das war der Work-smarter-Tipp zum Wochenstart. Ich wünsche dir eine erfüllte Woche mit wenig Mailflut und viel produktiver und erfüllter Arbeitszeit, die dir am Ende eines Tages das gute Gefühl gibt, dass du richtig was weitergebracht hast.

Ich würde mich freuen, wenn wir uns nächste Woche wieder hören und gemeinsam mit einem Screen-Life-Balance-Tipp ins Wochenende gleiten. 

Diesmal habe ich so was ganz Analoges für dich. Einen kleinen, feinen zwischenmenschlichen Tipp, der dich und alle Menschen, die du am Wochenende triffst, glücklicher machen wird. Titel des Tipps: „Werde Emoji“ - es geht um deinen Real-Digital-Life-Emoji-Wechselkurs.

Let's stay OMMMline!