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how to: 20-Best-Practice-Tipps und ein Mail-junkie-Test 

Ich spreche und filme so schnittarm es meine Tagesform erlaubt. Hier findest du einen How-to-Artikel zum Thema, ggf. auch Links zu Quellen und Studien und in vielen Fällen wertvolle Zusatztipps.

Wer entscheidet, was du als Nächstes tust? deine Prioritäten oder deine Mails?

E-Mails machen dumm, krank und arm

Mein erstes Buch gegen die Mailflut hieß: „E-Mail macht dumm, krank und arm“. Das Buch wurde im Jahr 2011 ein Bestseller. Das ist heute 12 Jahre her. 

Was mich entsetzlich entsetzt ist, dass Menschen und Unternehmen sich nach wie vor von Mails stressen, ausbrennen und das Jahresergebnis vernichten lassen. Jede Studie belegt, dass Mails ineffizient sind. Das liegt nicht am Medium per se, sondern vor allen Dingen daran, was der Mensch draus macht. 

Was macht der Mensch aus Mails? CC-Petzerei, Dauerablenkung und:

114 Millionen Euro Produktivitätsverlust in Deutschland 2022

Das ist das Ergebnis einer Studie von Think Tank Berlin. 114 Millionen Euro beziffert den Produktivitätsschaden, der durch Mailflut und Sinnlos-Meetings entsteht. Für beide Medien gilt: Die Hälfte ist gut und notwendig, die andere Hälfte kann und muss weg. 

Wenn du deine persönliche E-Mail- und Meeting-Bilanz ziehen willst, dann besuche mal kurz (wiederkommen nicht vergessen 😉 meinen Killer-Performance-Rechner.

Warum Mails deinen Job kosten können

Ich habe letzte Woche viele Vorträge gehalten und mit der größten Dringlichkeit, zu der ich verbal fähig bin, dazu aufgerufen, den Mail-Wahnsinn endlich zu stoppen, um die so dringend notwendige Zeit zu gewinnen, sich mit den neuen KI-Tools auseinanderzusetzen. 

Ich weiß, dass niemand Zeit dafür hat. Ich nehme sie mir und teile. Das empfinde ich als Akt der Zivilcourage. Genau deshalb habe ich letzte Woche ein KI-Podcast-Special mit komprimiertem Wissen und meinen aktuellen Thesen zum Thema Chancen und Gefahren publiziert. Genau deshalb lade ich dich zu einem kostenfreien KI-Crashkurs-Webinar am 6. Juni 2023 ein. Da teile ich mit dir binnen 45 Minuten, was ich in den vergangenen 5 Monaten über KI für Kreative, Wissensarbeiter und Bürokrieger gelernt habe – und täglich lerne. 

KI-Webinar am 6. Juni: Jetzt anmelden!

Falls du dich für den 6. Juni 2023 noch nicht angemeldet hast, tu das heute noch – es sind nicht mehr viele Plätze frei. 

Die KI-Revolution stellt die Menschheit vor die größte Herausforderung, die es je gab. Dafür muss sich jeder Zeit nehmen. Es gibt keine Alternative. Nur, weil KI unsichtbar ist, heißt das nicht, dass Chancen und Gefahren nicht bereits da wären.

Chancen und Gefahren, denen sich jeder stellen muss

Damit du ein Bild hast: KI-Chancen heißt für Wissensarbeiter und Kreative, dass da bereits 100 unsichtbare Leute an deinem Arbeitsplatz Schlange stehen, die sich mit KI auseinandersetzen und deshalb in Kürze KI besser führen können als du.

Das kann dich den Job kosten oder dazu führen, dass du weniger verdienen wirst und unterqualifizierte Tätigkeiten erledigen musst. Nicht morgen. Aber übermorgen. 

Zu den Gefahren brauche ich nicht viel zu sagen. Die künstliche Intelligenz ist bereits außer Kontrolle, bevor man sie kontrollieren kann. KI-Technologie ist die neue Waffentechnologie und hat die Power, die Menschheit abzuschaffen. Der Rest erklärt sich von selbst, oder?

Wenn natürliche Dummheit auf künstliche Intelligenz trifft, ist das ein Game-over-Szenario. Ich will das gar nicht näher beschreiben. Ich will Angst nicht füttern, ich will Kompetenz stärken.  

Die dringend notwendige Zeit, um dich für die KI-Revolution aufzuschlauen, gewinnst du, wenn du den E-Mail-Wahnsinn abstellst. 

E-Mail-Wahnsinn abstellen, Zeit gewinnen

Ich litt 12 Jahre lang in der Endstufe darunter. E-Mail-Wahnsinn war der Grund, warum ich „E-Mail macht dumm, krank und arm“ geschrieben habe und fünf Jahre später dann „Mail halten!“ ein digitales Selbstverteidigungsbuch für Bürokrieger. 

Beide Bücher sind nach mehreren Auflagen ausverkauft. Ich lasse nicht nachdrucken. Ich weiß, dass die Menschen, die ich erreichen will, fast keine Bücher mehr lesen. Die Dauerablenkung und die permanenten digitalen Dopamin-Kicks führen dazu, dass man sich nicht mehr konzentrieren kann – und auf Langtexte schon gar nicht. Deshalb arbeite ich gerade an neuen, kurzformatigeren und multimedialeren Medien.

By the way: falls du bis hier konzentriert gelesen – nicht diagonal gescannt – hast, Hut ab! 

WARUM E-MAILS DIGITALE STEINZEIT SIND 

E-Mails sind ein anachronistisches Medium. Digitale Steinzeit. E-Mails sind das öffentlich-rechtliche Fernsehen der Digitalwelt. Nicht mehr zeitgemäß.

Wer Mail-Wahnsinn in den Griff bekommen will, muss die Menschen rausholen aus den Mailboxen und reinführen in zeitgemäße, kollaborative digitale Arbeits- und Projektmanagmeent-Plattformen. Dort wird dann endlich nicht mehr zeit- und absenderorientiert, sondern themen- und qualitätsfokussiert kommuniziert und vor allen Dingen gearbeitet.

Alternativen zum Projektmanagement by Mails 

Eine Kombination aus Asana und Slack zum Beispiel. Oder nur Asana. Oder ein individuelles, verschlanktes Set-up der Microsoft-Welt mit intelligenter Integration von KI. Die Möglichkeiten sind so zahlreich wie die Projektmanagement- und Kommunikationsbedürfnisse.

Es gibt viele neue Möglichkeiten, man muss sie nur ergreifen. Die Zeit, die man dafür nicht hat, verliert man täglich durch sinnlose Mails. 

Zeit, das zu ändern.