#24 Abwesenheitsnotiz: Kreative Out-of-Office-Ideen und Vorlagen, um im Urlaub von Mails und Arbeit erfolgreich abzuschalten

14/12/2022  
Hier publiziert Bestseller-autorin 
Anitra Eggler
Ich duze meine leser*INNEN seit 12/2021. Ältere texte und Pressetexte sind per sie. Ich gendere stets in Gedanken, 
Im text seltener – Lesefluss sticht. Meine Zuneigung gilt allen Menschen. Hauptsache: Mensch. 

Jetzt zum Jahresende haben die Abwesenheitsnotizen Hochsaison. Was steht in deiner? Das, was alle schreiben, ohne nachzudenken? Welches Licht wirft deine Abwesenheitsnotiz auf dich und dein Unternehmen? 

Die meisten Out-of-Office-Replys würde man sich besser (er)sparen. Warum? Serviceorientierung Fehlanzeige. Unfreundliche Abwesenheitsnotizen und altbackene Vorlagen-Texte aus der digitalen Steinzeit sind ein Untertemperaturmesser für Unternehmenskultur, ein Abbild ungenügender digitaler Transformation und ein Hinweis auf digitale Erschöpfung. 

In dieser Pod- & Videocast-Ausgabe sprechen wir darüber, was Abwesenheitsnotizen über den Absender verraten und wie deine so sympathisch wird, dass sie deine Reputation stärkt und dein Abschalten im Urlaub erleichtert. Plus: Extra-Tipps, wie du im Urlaub der Mail-Checkeritis widerstehst und deinem Unternehmen hilfst, E-Mail-Sperrstunden einzuführen.  

VIDEOCAST: Abwesenheitsnotiz - kreative Ideen und Vorlagen, um im Urlaub abzuschalten


PODCAST: Abwesenheitsnotiz – kreative Ideen und Vorlagen, um im Urlaub abzuschalten

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TRANSKRIPT: ABWESENHEITSNOTIZ – KREATIVE IDEEN & VORLAGEN, UM IM URLAUB ABZUSCHALTEN

Ich spreche und filme schnittarm. Vor der Aufnahme schreibe ich einen Artikel zum Thema oder lese etwas aus meinen Büchern. Manchmal notiere ich nur ein paar Stichpunkte. Auf Basis dessen spreche ich die Folge frei ins Mikro und in die Kamera. Hier findest du das Transkript, manchmal auch einen Artikel zum Thema, Hinweise und Links zu Quellen und Studien und meist auch ein paar Zusatz-Gedanken und Zusatztipps.


Kennst du das? Du hast dir vorgenommen, diesmal im Urlaub wirklich abzuschalten. Keine Firmenmails zu checken. Die WhatsApp-Gruppe zu ignorieren. 

Und dann hängst du bereits am zweiten Urlaubstag wieder am Handy. Dann am Rechner. Löscht Strohfeuer per Mail. Jagst verzweifelte Emojis in den Gruppenchat. Bist mega gestresst und schaffst es auch an den folgenden Urlaubstagen nicht mehr abzuschalten.

Das ist nicht deine Schuld. Das ist die Schuld von ständiger Erreichbarkeit. Und die ist ein digitales Missverständnis. Nur weil es medienmöglich ist, rund um die Uhr für alles und jeden erreichbar zu sein, ergibt das doch überhaupt keinen Sinn. Oder bist du Notarzt und wirst dafür bezahlt, ständig in Rufbereitschaft zu sein?

Wenn du im Urlaub erfolgreich abschalten willst, hast du als einzelner Bürokrieger im digitalen Hamsterrad drei Möglichkeiten das zu tun: 

  1. Du holst deine Kollegen und Kunden vor d/einem Urlaub ins viel zitierte Boot.
    „Setz Abschalten im Urlaub“ auf eine Meeting-Agenda! Gemeinsam sprecht ihr dann über die Erwartungshaltung an gegenseitige Erreichbarkeit, an Stellvertreterregelungen im Urlaub und vor allem darüber, dass nur Sklaven ständig erreichbar sind und digitales Abschalten so lebensnotwendig ist wie Bremsen bei Autofahren. #DigitaleKompetenz.
    In der Weihnachtszeit kannst du das Ganze zusätzlich wunderbar spielerisch gestalten, weil alle abschalten. Kollegen. Kunden. Familie. Wie das mit einer Forest-App-Challnge geht, habe ich dir in der vergangenen Ausgabe verraten.

  2. Du teilst best practice im Unternehmen und startest eine Diskussion über das neue Arbeiten und die Smartness von E-Mail-Sperrstunden nach Feierabend, am Wochenende und im Urlaub.
    Bis das fruchtet und sich in Ergebnissen manifestierst, machst du auf eigene Faust weiter und bist ein Vorbild für andere. Wie das? So:

  3. Du schreibst menschlich sympathische Abwesenheitsnotizen, die die meistgestellten Fragen beantworten und deine Reputation stärken.
    Zusätzlich lernst du deinen Mail-Checkeristis-Schweinhund zu zähmen und endlich mal wieder mailfreien Urlaub zu machen und ihn auch zu genießen.  

Wie du diese drei Schritte elegant meisterst, erfährst du in dieser Ausgabe von „OMMMline ist das neue Online“ – deinem Pod- & Videocast für Sreen-Life-Balance im Job und zu Hause

Abwesenheitsnotiz: Tipps, um im Urlaub abzuschalten

Hier ist das Transkript der Folge:

Jetzt zum Jahresende haben ja Abwesenheitsnotizen wieder Hochsaison. Was steht denn in deiner?

Hast du dich eigentlich schon mal gefragt, was deine Abwesenheitsnotiz über dich, deine Reputation, deine Leistungsfähigkeit und auch über dein Unternehmen und seine Kultur aussagt? 

Genau darüber sprechen wir heute. Wir sprechen darüber, was Abwesenheitsnotizen über den Absender verraten und wie du mit wenig Aufwand eine herausragende Abwesenheitsnotiz texten kannst, die deine Reputation stärkt. Und das Abschalten im Urlaub vereinfacht.

Bist du bereit? Na dann! Lets go ommmine!

Kennst du das? Du hast dir vorgenommen, im Urlaub mal so richtig abzuschalten. Du fühlst, du brauchst das. Dringend. Als letzten Akt vor deinem Urlaub hast du eine Abwesenheitsnotiz getextet?

Ach was, Abwesenheitsnotiz getextet. Du hast halt einfach diese seelenlose Standard-Abwesenheitsnotiz aktiviert, die vorlage, die man immer aktiviert.

Du hast dir dann vorgenommen, nachdem die Abwesenheitsnotiz scharf geschaltet war, fortan keine Firmenmails zu checken und auch die Firmen WhatsApp-Gruppe, die seit dem letzten Release „Community“ heißt, zu ignorieren.

Na ja, und wie das dann weitergeht, das wissen wir beide, oder?

Schon am zweiten Tag checkst du deine Mails und irgend so ein einsamer Bürokrieger hat dir bereits eine vermeintlich brisante Mail geschrieben. Weil du überhaupt keine Nerven mehr hast, fühlst du dich von 0 auf alles eskaliert. Und das bereits nach zwei Sätzen. Du antwortest auch sofort. Du liest gar nicht bis zum bitteren Ende. Parallel fackelst du ein Off-Records-Geläster in einer WhatsApp-Gruppe an. Es gibt sofort Gruppenchat-Alarm.  

Und plötzlich läufst du wieder genau da, wo du eigentlich raus wolltest: Auf Notstrom im digitalen Hamsterrad.

Das ist nicht deine Schuld. Das ist die Schuld von niemanden.

Das ist die Schuld von ständiger Erreichbarkeit. Und ständige Erreichbarkeit ist was, was sich in den letzten zehn 15 Jahren der Digitalisierung einfach eingeschlichen hat.

Dagegen hilft im ersten Schritt keine Abwesenheitsnotiz und auch nicht die perfekteste Abwesenheitsnotiz-Vorlage aller Zeiten

Ständige Erreichbarkeit ist ein digitales Missverständnis, das wir dringend aufklären müssen. Jeder von uns für uns alle. Wir lassen das zu, weil es alle zulassen. Und warum lassen es alle zu? Warum hat sich ständige Erreichbarkeit so eingebürgert, dass wir privat und beruflich rund um die Uhr erreichbar sein müssen oder glauben erreichbar sein zu müssen?

Soll ich dir sagen, wie sich das eingebürgert hat? Ganz einfach. Weil es alle machen. Und warum machen das alle Leute? Weil. Es. Möglich. Ist. Punkt. 

Weil es digitale Medien möglich machen.

Dabei ergibt es doch gar keinen Sinn, dass wir uns auch im Urlaub inzwischen wie Notärzte verhalten, obwohl wir – die meisten von uns – keine Notärzte sind und auch nicht für 24/7 Kommunikationsnotdienst bezahlt werden.

Abschalten nach feierabend und im Urlaub, Mailfreie Zeit ganz generell ist ein Grundrecht und eine Grundvoraussetzung für Leistungsfähigkeit, stress-resilienz und mentale gesundheit. 

Wenn du im Urlaub erfolgreich abschalten willst, dann gibt es für dich als Einzelmensch im Unternehmenskontext drei Schritte, die dir dabei helfen. 

Der erste ist: Hol deine Kollegen und auch deine Kunden vorher ins Boot, sprich das Thema Abschalten im Urlaub an und erzählen Einverständnis darüber, dass Abschalten gefordert und gefördert wird.

Wir sehnen uns doch alle danach, auftanken zu können, mal unsere Arbeitsbatterien aufzuladen und unseren Arbeitsspeicher wirklich runterzufahren.

Du bist nicht alleine mit diesem Wunsch, der ein Grundbedürfnis ist. Setz das Thema auf eine Meeting-Agenda, besprich mit deinen Kollegen und Kunden und deinem Chef die gegenseitige Erwartungshaltung an Erreichbarkeit und an Reaktionsgeschwindigkeit. Sprich offen über den Druck, der in der Luft liegt und Leistungswillen, der nur überlebt, wenn er auch mal Pause machen darf. 


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Erzielt ein Einverständnis darüber, dass es erwünscht ist, dass im Urlaub abgeschaltet wird.  Jetzt in der Weihnachtszeit ist noch zusätzlich der Vorteil da, dass Abschalten ein kollektives Bedürfnis ist. Jetzt bist es nicht nur du, der Urlaub macht und seine Ruhe haben will. Es sind alle. Alle wollen ruhige Weihnachtstage. Alle wollen das Jahr in Ruhe beenden.  

Wie das spielerisch funktioniert, indem du eine Forest-App-Challenge mit Kollegen, Kunden und Familie startest, habe ich dir in der vorigen Ausgabe gezeigt. 

Das war Punkt eins: Du erzielst einen Konsens darüber, dass Abschalten gefordert und gefördert wird und dass jeder mit gutem Beispiel vorangeht und sich 10.000 Mal fragt, ob er im Urlaub jemandem eine E-Mail schreiben muss oder eben auch nicht.

Punkt 2 ist: 

Es ist jetzt die beste Zeit, ehrlich anzusprechen, was uns in den vergangenen Jahren arbeitstechnischen Home-/Hybrid-Office-Ausnahmezustands gut getan hat – und was uns gestresst, blockiert und erschöpft hat. 

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren mit Tausenden von erschöpften Bürokriegern gearbeitet und in meinen Bürokrieger*innen Bootcamps mit offenen Ohren zugehört. Der erste Punkt, den alle ansprechen und beklagen, ist die ständige Erreichbarkeit. Wie kommt man da raus? 

Welche guten Beispiele gibt es von anderen Firmen? Was ist unternehmerische best practice hinsichtlich mailfreier Zeit und Abschalten im Urlaub?

Es gibt Unternehmen wie Volkswagen, die haben schon vor zehn Jahren damit begonnen, E-Mail Sperrstunden einzuführen und die Mail-Server eine halbe Stunde nach Dienstschluss bei den Tarifmitarbeitern an den Firmenhandys abgedreht.

Es gibt Unternehmen wie Daimler, die es den Mitarbeitern im Urlaub freistellen, eine Abwesenheitsnotiz zu schicken, in der drinsteht:

Abwesenheitsnotiz?

Betr: Ich bin im Urlaub. Ihre E-Mail wird gelöscht. 

Sollte Ihr Anliegen am Tag meiner Rückkehr noch relevant sein, melden Sie sich bitte noch mal.

Diese Abwesenheitsnotiz kann man natürlich nur in der internen Kommunikation aktivieren. Aber, und das wissen wir auch alle genau, von dort kommt die meist vermeidbare E-Mail-Flut.

Das war Tipp 2: Thematisiere mal E-Mail-Sperrstunden und E-Mail-freie Zeiten und E-Mail-Öffnungszeiten firmenweit. 

Initiiere einen Diskurs von IT, HR, Kommunikations- und Health-Management. Glaub mir, das ist DAS Thema, das alle so belastet, das alle so stresst. Das heißt, es gibt bereits ein Einverständnis dafür, dass wir alle dringend was ändern wollen – und auch müssen. Aber es wird sich nur dann was ändern, wenn jeder Einzelne von uns den Mumm hat, diesen Stressfaktor anzusprechen, um ihn dann im Kollektiv auszuschalten.

Alle reden von New Work. Es ist höchste Zeit, dass wir über die Zutaten sprechen und unsere Erreichbarkeit neu verhandeln.

Denn, by the way, E-Mails fürs Projektmanagement, das ist ja überhaupt nicht mehr zeitgemäß.

Wir müssen die Menschen aus den Mailboxen rausholen! New Work heißt, wir arbeiten nicht mehr in der Mailbox und schicken PDF Anhänge hin und her – und beklagen den fehlenden Anhang per E-Mail an alle –, sondern wir arbeiten gemeinsam in Web-Workrooms und nutzen kollaborative Projektmanagement-Software wie zum Beispiel Asana.

Wer diese Transformation erfolgreich vollzieht, darf sich freuen: Das Arbeiten raus aus der Mailbox zu holen, heißt … 

… endlich nicht mehr Absender und Uhrzeiten getrieben zu reagieren, sondern auf Inhalte und Qualität fokussiert zu arbeiten.

Ich bin heute sehr ausführlich unterwegs. Du merkst schon, ich empfinde es als dringend notwendig, das Thema Abwesenheitsnotiz in einem größeren Kontext zu sehen. Die schlechten Abwesenheitsnotizen sind ein Beweis dafür, dass die Mail ausgedient hat und die Menschen digital völlig erschöpft sind. 

Dritter Punkt für erfolgreiches Abschalten im Urlaub: Was kannst du tun, nachdem du deine Kollegen ins Boot geholt hast und Thema „Mail-Sperrstunden“ und „ständige Erreichbarkeit“ bei euch mal intern auf die Agenda gesetzt hast?

Abwarten. Dranbleiben. Abwarten. 

Solche Prozesse brauchen Zeit. Neue Regeln brauchen neben dem Mut, sie einzufordern, auch Zeit, um gestaltet und gelebt zu werden. Je größer das Unternehmen, desto langsamer die Transformation. Unternehmenskultur wird von Menschen gemacht. Du bist ein Mensch. Je mehr du vorlebst, desto mehr Beispiel gibst du, das von anderen kopiert wird. Mit der digitalen Transformation ist es ein bisschen wie mit der Kindererziehung: Manchmal braucht man keine Regeln, die anderen machen einem alles nach. 

Was kannst du im dritten Schritt als Einzelne*r Bürokrieger*in konkret tun, damit du im Urlaub gut abschalten kannst?

Es ist Zeit, über deine  Abwesenheitsnotizen sprechen.

Abwesenheitsnotizen sind im Urlaub der Gatekeeper für die Möglichkeit, dass du abschalten kannst. Und sie hinterlassen natürlich auch eine Visitenkarte des Absenders. Sieh doch mal in deinem eigenen Posteinang nach:

Was senden dir die Menschen für Abwesenheitsnotizen? Welche davon findest du sympatisch Welche vielleicht sogar Serviceorientiert? 

Ich habe gerade bei mir geschaut. Meine Antwort ist keine. Keine Abwesenheitsnotiz ist sympathisch. Keine serviceorientiert. Alle klingen erschöpft, desinteressiert, fertig und vor allem: 0815 und in gewisser Weise auch hirnlos, weil der Standard, den das Mailprogramm vorgibt, nicht hinterfragt wird. 

Das ist der Wahnsinn, was einem da geschickt wird, oder? Also wenn du da mal schaust, wirst du sehen, 99 % aller Leute schicken Standardantworten.

Da muss man ganz ehrlich sagen, mit den Abwesenheitsnotizen ist es  wie mit Mahnschreiben von Unternehmen: Da blasen Unternehmen Millionen Euro Werbebudget raus, um dir zu sagen, dass du als Mensch und als Kunde im Mittelpunkt stehst. Dann bekommst du die erste Zahlungserinnerung.


Und die erste Zahlungserinnerung klingt bereits so, als würde der Inkasso-Exekutor in Schussweite stehen und hätte bereits auf dich gezielt.

Das amortisiert mit einem Satz jegliches „Wir sind die Guten“-Kommunikations-Investment das Unternehmens vorab. Diese monatelange Umschmeichelung deinerselbst. Das Investment in jeden Werbeeuro, das dir das Gefühl geben sollte, dass das ein sympathisches Unternehmen ist. Auf Augenhöhe mit dir kommuniziert. All dieses Geld verpufft bei der ersten Zahlungserinnerung.

Abwesenheitsnotizen haben den Charme von Zahlungserinnerungen

Dasselbe Gefühl habe ich, wenn mir jemand eine unfreundliche Abwesenheitsnotiz schickt. Als unfreundlich empfinde ich alles, was mir das Gefühl gibt, das meine Mail nicht willkommen ist.

Und genau dieses Gefühl geben dir die Standard-Abwesenheitsnotizen. Kein Mehrwert. Serviceorientierung Fehlanzeige. Einziger Inhalt: Ich (Ich!!!) bin nicht erreichbar. Zwischen den Zeilen: Deine Mail stört. Dann gnädiges Einlenken: Nur, und wirklich nur, wenn es sich um einen ganz dringenden Notfall hat, gibt es jemand, der sich um dein Anliegen kümmern wird. Eventuell. 

Es gibt inzwischen auch Unternehmen, die Abwesenheitsnotizen dieser Art als Standard-Antwort versenden und so ihrer kommunikativen und digitalen Überforderung Ausdruck verleihen. 

Ich habe vorhin meine Mailbox durchfrostet und versucht, Abwesenheitsnotizen-Typen auszumachen.

Abwesenheitsnotiz-Typen: Welche Vorlage passt zu dir und deinen Kollegen?

  1. Abwesenheitstyp #1: Liked mich doch alle am … genau an dem!
    Dieser Typ ist völlig fertig. Dem reicht's und das kannst du in seiner Abwesenheitsnotiz lesen. Die ist kurz und knapp und sehr unfreundlich. So nach dem Motto: Urlaub bis zum Sankt Nimmerleinstag. Mail wird gelöscht. Tschüss! Ich bin raus. Bäm! Solche Abwesenheitsnotizen verschicken Menschen, die auch ganz oft: „dafür bin ich nicht zuständig“ sagen. Gibt immer mehr davon.  


    Ich erlebe das bei meinen Vorträgen immer öfter, dass der „Techniker“ sagt: Bild? Dafür bin ich nicht zuständig. Ich bin nur Ton. Oder umgekehrt. Der Screen ist noch ganz neu, da kenn mich nicht aus, dafür bin ich nicht zuständig. Und in Summe: Da bin ich jetzt raus bevor ich mich reingetigert habe. Und Tschüss! 

    In solchen Momenten freue ich mich immer ob meiner eigenen technischen Fähigkeiten und lerne dazu. Das tröstet mich über mein Entsetzen, das solche Menschen so unverholen ihre innere Kündigung nach außen tragen. Unfassbar, aber sehr real. An der Abwesenheitsnotiz erkennst du sie. 

    Wer diese Art Abwesenheitsnotiz schreibt, hat innerlich gekündigt, ist bereits völlig schambefreit und lässt auch keine Gelegenheit aus, cc zu petzen und zu hetzen und Verantwortung zu delegieren – denn, er/sie ist ja nicht zuständig. Nie. 

  2. Abwesenheitsnotiztyp #2: Der/die arbeitsplatzängstliche 24/7-Mailer*in
    Ich wünschte, diesen Typ gäbe es nicht. Es gibt aber immer mehr davon und das macht mich traurig. Dieser Abwesenheitsnotiz-Typ hat große Angst davor, den Job zu verlieren. Deshalb ist er/sie ständig erreichbar, auch wenn er/sie schon sehr lange jenseits der Belastungsgrenze arbeitet. Die Abwesenheitsnotiz ist so gesehen eigentlich eine Farce, aber ohne wäre ja auch ein Regelverstoß, oder etwas nicht?

     
    In dieser Abwesenheitsnotiz steht ganz oft das Wort „leider“. Leider in Urlaub. Leider eingeschränkten Zugriff auf Mails. Leider nicht in Nanosekunden erreichbar. Leider erst wieder an Tag X im Büro. Leider kein Privatleben. Leider überfordert. Leider unsouverän. Und leider nicht in der Lage wirklich abzuschalten. Denn, nach den vielen leider-Leihern steht da die Handynummer, die man im "Notfall" kontaktieren kann. Oder irgendein Satz mit „in dringenden Fällen“ gerne via LinkedIn. Da meldet man sich doch gerne, wenn es einem so nett offeriert wird, oder? Das macht man dann gleich. Und zack, bekommt man binnen Sekunden Antwort. 


    Diesem Typus muss man ganz liebevoll und sehr streng sagen, dass Abschalten erwünscht ist. Ständig erreichbar sind nur Sklaven.

  3. Abwesenheitsnotiztyp #3: Digitaler Analphabet mit Vorlagen anno 1998
    Wann hast du das letzte Mal den Ausdruck „elektronische Post“ verwendet? Jemals? Bei Typ drei steht dieser Ausdruck in der Abwesenheitsnotiz. Und die scheint die Outlook-Vorlage von 1998 zu sein. 


    Tut mir leid, heute bin ich ein bisschen gemein, ich hoffe, das inspiriert dich, es besser zu amchen. Der digitale Analphabet hat die Idiotenfunktionen beim Scharfstellen der Abwesenheitsnotiz nicht im Griff. Seine Abwesenheitsnotizen zeigen oft falsche Daten an. Manchmal sind sie noch Monate nach dem Urlaub aktiv. So kann jeder den Web-historischen Satz: 

    „Habe bis Datum X (ein Datum vor Monaten) keinen Zugriff auf mein elektronisches Postfach“ so oft lesen, bis er lustig klingt.

    Was hilft? Anrufen und dem Abwesenheitstyp #3 erklären, wie er die Abwesenheitnotiz deaktiviert und sprachlich ins 21. Jahrhundert bringt. 

dann gibt's noch Abwesenheitsnotiz-Typ vier. Wer ist Typ vier? Das ist der Mensch. DER Mensch, von dem wir alle gerne eine Abwesenheitsnotiz erhalten möchten, weil sie menschlich formuliert ist

Typ 4 ist dieser sympathische Mensch, mit dem wir als Mensch auf Augenhöhe kommunizieren. Er schreibt so empathisch, als würde er einem Freund sagen:

[Ein herzliches Hallo, Hello, Grüezi, Servus].
Danke für die Nachricht. Am Tag [Datum] bin ich wieder mit voller Tratkraft am Schreibtisch. Bis dahin mache ich Urlaub und tanke meinen Lebensakku auf.
Es soll schneller gehen? Mein*e Kollege*in [Vorname Nachname] wird gerne weiterhelfen: [Mail + Telefon]. 
Beste Grüße [unternehmensadäquate Grußformel / ein herzlicher Feiertagswunsch oder saisonaler Gruß]


P. S. Beim Abschalten im Urlaub hilft mir die Forest-App. Die App schärft auch den Fokus beim Arbeiten und hilft sogar Schülern und Studenten beim Lernen. Vielleicht einen Klick wert. 

Nimm dir davon, was du brauchst. Ich hoffe, das inspiriert dich, einen menschlicheren Zugang zu diesem ungeliebten Thema Abwesenheitsnotiz zu finden. Schreib, wie du einem Menschen schreiben würdest, den du wirklich magst.

Wichtig ist eine persönliche Anrede, eine persönliche Abschlussformel und etwas Menschlichkeit. Muss zum Unternehmen passen. Klar. Jedes persönliche Wort ist besser als entseelten Standard-Texte wie:

Ich bin von bis in Urlaub. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. Ich werde sie am Tag X gemäß der Reihenfolge abarbeiten... bla bla bla...

Abwesenheitsnotizen sind Stiefkinder, warum eigentlich? 

Weißt du, Abwesenheitsnotizen und ihre schmähliche Behandlung erinnern mich ein bisschen an die Lautlos-Funktion am Handy. Per se eine sehr smarte Funktion, aber nur dann, wenn man sie nicht zur Mogelpackung macht, indem man den Vibrationsalarm in der Lautlos-Funktion aktiviert. Vibrationsalarm ist ja das Gegenteil von lautlos.

Und die Abwesenheitsnotiz ist ja per se auch eine super smarte Funktion. Mega, oder? Sagt den Leuten hey, bin gerade nicht per Mail erreichbar, dann und dann bin ich wieder da. Hier sind die Menschen, die sich jetzt um dich kümmern. Also, so eine Abwesenheitsnotiz wäre in der Theorie super smart, wenn wir Menschen nicht genauso wie bei Lautlos und Vibrationsalarm auf der letzten und ersten Meile in diesem Fall versagen würden. 

Wie das? Indem wir unkritisch einfach den Standard übernehmen, den die Software anbietet und nicht die Menschlichkeit, die uns doch auszeichnet, als Menschen in die Abwesenheitsnotiz hineinbringen.

Es ist die Menschlichkeit, die wir gerade im Digitalen besonders brauchen und erlebbar machen müssen, damit wir das Digitale humanisieren und zu einem sympathischen und (vermeintlich) sicheren Ort für uns alle machen. 

Wenn wir unsere Menschlichkeit nicht lesbar machen in der Abwesenheitsnotiz, vergeben wir eine wertvolle chance auf einen guten eindruck.

Im Zweifelsfall schadet die Abwesenheitsnoitz deiner Reputation, wenn du zum Abwesenheitstyp eins, zwei oder drei gehörst. Und sie sagt auch viel über die Unternehmenskultur oder in den meisten Fällen leider über die Unternehmensunkultur einer Firma aus. Das muss ja nicht sein.

Tipps für dich für eine smarte, menschliche und freundliche Abwesenheitsnotiz. 

Ich fände es toll, wenn wir uns das Thema Abwesenheitsnotiz bald sparen können. Wie das? Ganz einfach dadurch, dass Unternehmen erkennen, dass sie Verantwortung übernehmen müssen für den E-Müll und den E-Mail-Müll, der im Unternehmen produziert wird.

Screen-Life-Balance ist unternehmerische Verantwortung. Digitaler Stress schadet der mentalen Gesundheit. Deshalb ist Screen-Life-Balance genauso wichtig wie eine gesunde Ernährung in der Kantine. Dort gibt es ja auch nicht täglich Pizza, Pommes und Schokokuchen. 

Heute müssen Unternehmen erkennen: Die digitale Kommunikationsflut, der 24/7-Erreichbarkeitsdruck und der digitale Stress sind zu viel. Uns brennen die Leute aus. Durch die ständige Erreichbarkeit und durch den Druck, auch im Urlaub antworten zu müssen, weil man denkt, man fährt sich sonst Karrierenachteile ein.

Und im Idealfall erkennen das Unternehmen und machen es wie Daimler und sagen: „alles klar, in der internen Kommunikation können Mails im Urlaub gelöscht werden. Das soll jeder selbst entscheiden und freundlich und menschlich kommunizieren.“  

Und gleichzeitig kann man an Weihnachten doch so gut wie nie zuvor sagen: Wir schalten die Auslieferung der E-Mails im Unternehmen in der internen Kommunikation komplett ab und wir machen E-Mail-Sperrstunden fix am Wochenende und über Nacht zu Schlafenszeiten. Ich höre schon die Kritiker: Das ist im internationalen Kontext mit verschiedenen Zeitzonen undenkbar. Wirklich? Echt jetzt? In Zeiten, in denen Computer menschliche Genies in allen nur denkbaren Disziplinen besiegen, sollte das keine besonders große technische Herausforderung sein … 

Starke Motivation: Ständige Erreichbarkeit ist unsmart. Sie brennt Mensch aus. Die engagiertesten zuerst.

Zurück zu dir und deiner Abwesenheitsnotiz.

Hier sind ein paar Tipps für dich:

  • Ändere die Standard-Betreffzeile! Da müssen auch bei der Abwesenheitsnotiz die Betreffziele rein. Beispiel: Wenn ich in Klausur gehe, um Bücher zu schreiben oder Sommerpause zu machen, steht in meiner Betreffzeile: Sommerpause: Diese Mail beantwortet die meistgestellten Fragen.
  • Wenn in der Bertreffzeile nur „Out of office“ steht und die Betreffzeile des Absenders kopiert ist, liest niemand den Inhalt der Abwesenheitsnotiz und du verpasst eine Chance, trotz Abwesenheit einen Mehrwert zu liefern.
     
  • Das ist der nächste Tipp: Wenn du eingrenzen kannst, welche Art von Fragen immer und immer wieder per Mail bei dir aufpoppen, dann ist die Abwesenheitsnotiz der ideale Ort, diese zu beantworten. Beantworte FAQ in deiner Abwesenheitsnotiz!

    In meinem Fall: Ich erhalte viele Interview-Anfragen. Deshalb ist in meinen Abwesenheitsnotizen immer der Link zu meinem Presse-Center und zu Instant-Inverviews und zu meinem Podcast und allen Tipps drin. Da können sich die Journalisten selbst bedienen und eine schöne Story basteln, auch wenn ich gerade persönlich nicht verfügbar bin.


    Ich nenne das, das IKEA-Prinzip: Gib ihnen die Werkzeuge und lass sie den Schrank bauen.
     
    Noch ein Beispiel: Die meisten Mails, die ich erhalte, sind Vortragsanfragen. Deshalb nenne ich in meinen Abwesenheitsnotizen die nächsten freien Vortragstermine oder schalte dafür eigens einen Kalender frei, der in Nanosekunden beantwortet, ob ich an einem Tag verfügbar bin oder nicht. 

    Wie lauten die FAQ, die deine Abwesenheitsnotiz beantworten kann?

    Welche digitalen Inhaltspakete kannst du verlinken?

    Welche Inhalte möchtest du verlinken, weil sie wertvoll sind? 

    Welchen Mehrwert kannst du bieten, auch wenn du selbst gerade nicht erreichbar bist?
      
  • Du hast keinen Stellvertreter*in? Du brauchst eine*n! Die Vermischung von Privat und Beruflich hat dazu geführt, dass wir es nicht möchten, dass unsere Mails weitergeleitet werden und in Folge dessen, müssen wir ertragen, dass wir alles selbst beantworten müssen. Müssen wir das?

    Mein Tipp: Lass deine Mails weiterleiten! Bestimme einen Menschen, der dich inhaltlich vertreten kann. Ich habe selbst jahrelang (jahrzehntelang 😉 geglaubt, ich sei unersetzbar. Eines Tages habe ich verstanden, dass es die oberste Managementtugend ist, sich ersetzbar zu machen. Delegiere! Übergib Verantwortung. Und nenn einen Stellvertreter in deiner Mail.
     
  • Falls du Unternehmer bist und im Urlaub von Mitarbeitern mit vermeintlichen Strohfeuern als Feuerlöscher missbraucht wirst: Gib ausgewählten Mitarbeitern als Notfallkontakt die Handynummer deines Lebenspartners – das ist der beste Notfall-Bullshit-Filter, den ich für digitale Kommunikation kenne.

  • Was hilft dir, um gut aus dieser Mailflut rauszukommen und auch nicht gleich von diesem Mail-Tsunami am ersten Arbeitstag wieder so gnadenlos überfallen zu werden, wenn du aus dem Urlaub zurückkommst? Schalte die Abwesenheitsnotiz 1 bis 2 Tage vor deiner eigentlichen Abwesenheit. Und lass diese Abwesenheitsnotiz auch noch 1 bis 2 Tage länger aktiv. Wenn du ein Streber bist, so wie ich in solchen Sachen, dann adaptierst du die Abwesenheitsnotiz sobald du zurückkommst, weil Mitarbeiter oder Kollegen oder Kunden wissen ja, dass du bereits wieder da bist.

  • Du bist LinkedIn-Junkie und stalkst gerne (bzw. ungerne) den vermeintlichen Erfolg von anderen? Aktiviere auch auf LinkedIn eine Abwesenheitsnotiz und schütze dich vor der Endlos-Scrolling-Falle im Urlaub, indem du Zeitlimits für Social Media an deinem Handy aktivierst und/oder mit der Forest-App LinkedIn und Co. blockst.

Die Mails für die interne Kommunikation würde ich bei der Rückkehr nach einem Urlaub einfach mal igonieren.

Mach's als Selbstversuch. Schau einfach, was passiert, wenn du auch nach deinem Urlaub auf interne Kommunikationsmails einfach mal überhaupt nicht antwortest. Meine Erfahrung ist: Es passiert nichts. Außer das: Du kannst deine Erholung noch lange halten und die ersten Tage nach deinem Urlaub mit vollem Fokus und voller neuer Energie rein starten. Und das gibt dir Rückenwind für die Tage nach deinem Urlaub.

Ich möchte dir jetzt noch ein paar Tricks verraten, die du neben einer guten Abwesenheitsnotiz nutzen kannst, um dir das Abschalten leichter zu machen.

Das hilft gegen Mail-Checkeritis im Urlaub 

Oftmals scheitert es ja an der eigenen Selbstdisziplin. Wenn du befürchtest, dass du trotz deiner guten Abwesenheitsnotiz, die du super menschlich und freundlich und proaktiv formuliert hast, wenn du trotzdem das Gefühl hast, hm, vielleicht gerate ich in die E-Mail-Checker-Falle:

Lösch doch einfach die Mail-app temporär von deinem Firmenhandy und lass dein Firmenlaptop im Büro

Falls das nicht möglich ist, dann gib doch dein Firmenhandy und dein Firmenlaptop bei deinem Lebenspartner oder deiner Lebenspartnerin ab und lass ihn oder sie dafür Sorge tragen, dass du nicht in die E-Mail-Checker und Arbeitsfalle im Urlaub tappst.

Wenn es bei euch Firmen WhatsApp-Gruppen gibt, was aus Datenschutzgründen jede Datenschutzgrundverordnung  ad absurdum führt, aber ganz normal in diesem neuen Normal ist, dann empfehle ich dir für jeden Urlaub und ganz konkret jetzt für Weihnachten aus diesen Gruppen auszutreten und dich darüber zu freuen, dass du überhaupt nichts verpassen wirst.

Du kannst natürlich, wenn du selbstständig bist und zum Beispiel ein Unternehmens- WhatsApp Konto hat, auch ein Auto Reply schalten. Das ist Teil der Unternehmenskontofunktion. Für Android-Nutzer gibt es inzwischen eigene WhatsApp-Auto-Reply-Apps


Ich hoffe, die Folge hat dich inspiriert. Wir hören uns nächsten Mittwoch wieder mit einem weiteren Screen-Life-Balance-Tipp. Ich freue mich, wenn du den Podcast weiterempfelst. Speziell so eine Folge wie die, die du jetzt gerade gehört, gesehen oder gelesen hast.

Weißt du, unsere eigene Screen Life Balance und unser Weg aus der Mailflut, der ist immer nur so gut wie die Mail-Balance, die alle Menschen, mit denen wir kommunizieren, leben. 

Deshalb: Je mehr Menschen anfangen, menschlichere Abwesenheitsnotizen zu schreiben und Vorbild sind dafür, dass man im Urlaub abschalten kann, um aufzutanken und dadurch Karrierevorteile statt Karrierenachteile generiert. Je mehr Menschen das machen, desto besser und schöner wird es für uns alle. In diesem Sinne bis nächsten Mittwoch!


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Anitra eggler

Anitra Eggler ist Web-Veteranin und Digital-Detox-Pionierin, sie bringt Menschen und Unternehmen in Screen-Life-Balance. Der ORF bezeichnet die Bestsellerautorin als „die gefragteste weibliche Stimme zur Digitalisierung“, ihre Mutter nennt sie „Fräulein Fröhlich“. Anitras Auftritte als Keynote Speakerin, ihre Bürokrieger*innen-Bootcamps und Bücher haben bereits über 250.000 Menschen begeistert und humorvoll digitaltherapiert.

Anitra wurde 1973 in Karlsruhe geboren, startete ihre Karriere als Todesanzeigentexterin in Buenos Aires, war in den 90er-Jahren als Journalistin erfolgreich und zählte als Startup-Managerin zur Medien-Avantgarde der Digitalwirtschaft. 2011 wurde sie durch ihren ersten humorvollen Digitalisierungsratgeber „E-Mail-macht dumm, krank und arm“ zur Digital-Detox-Pionierin.

Wie Screen-Life-Balance erfolgreich funktioniert, lebt die leidenschaftliche Infopreneurin vor: Anitra meditiert und programmiert, sie sammelt Sonnenaufgänge und Momentglück, sie arbeitet maximal digitalisiert und lebt ohne Uhr in der Schweiz – Zeit ist ihre Rolex.


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Wenn du nur einen meiner Tipps umsetzt, wirst du täglich 30 Minuten Zeit gewinnen. Das sind 11 Lebensgenusstage à 16 Stunden binnen 12 Monaten oder satte 22 Arbeitstage à 8 Stunden Produktivitätsgewinn. Wie klingt das? Wärst du gerne entspannter und erfolgreicher? Fang gleich damit an!