#32: Diese Gewohnheit solltest du sofort ablegen, wenn du dir bessere Meetings wünscht

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TRANSKRIPT & HOW-TO: Tipps für produktive, mailfreie Meetings

Ich spreche und filme so schnittarm es meine Tagesform erlaubt. Vor der Aufnahme schreibe ich meist einen How-to-Artikel zum Thema oder lese etwas aus meinen Büchern. Manchmal notiere ich auch nur ein paar Stichpunkte. Auf Basis dessen spreche ich die Folge ins Mikro und in die Kamera. Hier findest du das Transkript, manchmal auch einen vertiefenden Artikel zum Thema, Hinweise und Links zu Quellen und Studien und in den meisten Fällen auch ein paar weitere Gedanken und Zusatztipps.

Wann hattest du zuletzt ein meeting, das du Als Produktiv, effizient, fokussiert, wichtig, richtig und sinnvoll empfunden hast? 

In dieser Ausgabe von „OMMMline ist das neue Online“ geht es um produktive Meetings, um Zeitersparnis in Meetings, um Fokussierung und Konzentrationn in Meetings und vor allem darum, warum nur mailfreie Meetings effektive Meetings sind. Zumindest von ihrer Grundgundkonfiguration her. Für den Rest ist der Inhalt verantwortlich. 

Solche Meetings sind Mangelware. Es regiert die allgemeine Meetingmüdigkeit. Wachkoma statt Inhalt. Mailwahnsinn statt Fokus. Sinnlosigkeit statt Sinnhaftigkeit. Zeit absitzen, statt Zeit erfüllen. 

Weißt du, was noch schlimmer ist als sinnlose Meetings? Sinnlose Mails in sinnlosen Meetings beantworten. 

Was wie Satire klingt, ist traurige Realität. Eine Realität, die keiner will, unter der jeder Mensch und jedes Jahresergebnis leidet und die deshalb dringend eines Upgrades bedarf. Wer über New Work spricht, muss über Mails und Meetings sprechen. Und über Mails in Meetings.

Alle reden über „New Work“ und missbrauchen diesen Begriff oft als Synonym für die Wahl zwischen Home- und Hybridoffice, zwischen veganem Essen in der Kantine und einem Tischkicker vor der Kaffeeküche, die jetzt Nespresso-Networking-Space heißt.

„New Work“ im Sinne des geistigen Gründervaters Frithjof Bergmann heißt: „Arbeiten, wie ich wirklich, wirklich will.“ Es geht um Selbstverantwortung, Selbstorganisation und Freiheit. Nicht um Brot und Spiele.

Wollen wir während Meetings wirklich mailen? Ist das Arbeiten, wie wir wirklich, wirklich wollen?

Nein. Wollen wir nicht. Wir hassen es, wenn andere in unseren Meetings mailen. Und mailen beim nächsten Meeting eines andern wieder selbst. 

Obwohl wir wissen, dass das unhöflich ist. Obwohl wir wissen, dass wir weder beim Meeting noch bei den Mails voll bei der Sache sind und das in Summe unproduktiv hoch zwei ist. Obwohl wir fühlen, dass uns das stresst und das Gefühl gibt, unser Arbeiten bestünde nur noch aus Wachkoma-Meetings absitzen und dabei Mail-Server spielen und sich das in Summe maximal sinnentleert und unbefriedigend anfühlt. 

Wir wissen das alles. Warum tun wir es dennoch?

Warum mailen wir in Meetings? Aus Notwehr.

Die meisten Menschen tun das aus Notwehr, weil die Meetings so langweilig sind, dass man durch eigene Mail-Aktivitäten verhindern kann, dass man öffentlich einschläft, deshalb tut man geschäftig und mailt.

Das ist eine ganz normale zerebrale Reaktion auf den Umstand, dass unser Gehirn erkennt, dass es etwas machen soll, was es nicht für sinnvoll hält.

Nämlich: Zeit mit einem Meeting verbringen, das einem bereits nach den ersten 120 Sekunden die Gewissheit vermittelt, dass es nichts zu den persönlichen Ergebnissen beiträgt und deshalb unter Zeitverschwendung zu verbuchen ist. 

Genau das ist das Argument, das ich immer und immer wieder höre: Ich habe im Rahmen meiner Online-Bootcamps in den vergangenen 2 Jahren über 2.500 Bürokrieger*innen befragt.

Jeder Zweite leistet in jedem zweiten Meeting keinen Beitrag oder profitiert nicht. 

Das heißt, jeder Zweite ist in einem Meeting nur körperlich anwesend oder per nur per digitaler Kachel zugeschaltet.

Die Sinnlosigkeit jedes zweiten Meetings stresst unser Gehirn und unser gutes Benehmen.

Wir würden ja gerne ausbrechen und das Meeting verlassen. Einfach sagen, was Sache ist, nämlich:

Ich profitiere hier nicht, mir ist nicht klar, was ich wann und wofür beitragen soll. Das Meeting ist Zeitverschwendung für mich. Die will ich mir nicht leisten. Mein Schreibtisch ist voll, meine Mailbox auch. Bitte um Verständnis. Tschüsseldorf!  

Aber allein der Gedanke führt zu noch mehr Stress. Wer will schon in Opposition zur Gruppe gehen? 

Spätestens jetzt übernimmt ein menschlicher Ur-Instinkt die Kontrolle. An Lustgewinn ist bei Mails und Meetings und Mails in Meetings nicht zu denken. Deshalb übernimmt die Schmerzvermeidung und die führt dazu, dass wir im Meeting beginnen, Mails zu checken und Mails zu schreiben.

Mails sind Notwehr gegen Meetingschlaf und eine Ersatzhandlung, um den Stress zu dämpfen, der dadurch ausgelöst wird, dass uns bewusst ist, dass wir Zeit vergeuden und es Arbeit nennen.  

Diese Mail-Checker-Tätigkeit wirkt beruhigend, suggeriert dem Hirn: Ich mache was, obwohl ich in Wirklichkeit nichts mache, bzw. nichts machen kann, aber besser Mails abarbeiten als mit offenen Augen schlafen.

In meinen Bootcamps berichten mir Führungskräfte immer wieder, dass sie die Mailzeit in Meetings dringend brauchen, weil sie sonst in der Mailflut untergehen und ihr Pensum während der Arbeitszeit nicht schaffen. 

Gut, könnte man sagen, wenn die Leute die sinnlose Meetingzeit sinnvoll nutzen und während der Meetings wirklich dringende und wichtige Mails abarbeiten und damit ihre Karriere und das Unternehmen weiterbringen, ist doch smart. Wäre smart. Leider geht das nicht. Warum? 

Das Gehirn macht da nicht mit.

Das hat zwei Gründe: 

1. Das menschliche Gehirn spart gerne Energie. 

Würde ein Mensch in einem sinnlosen Meeting versuchen, etwas wirklich Intelligentes nebenbei zu tun, würde das im Gehirn eine kognitive Dissonanz verursachen.

Für das Gehirn ist es harmonischer und deshalb energiesparender, eine ebenso sinnlose Tätigkeit nebenbei umzusetzen.

Deshalb werden in unwichtigen Meetings bevorzugt eben so unwichtige Mails beantwortet und geschrieben. Was die Wertschöpfung auf der Arbeits- und Lebenszeit doppelt ad absurdum führt. 

2. Qualität vernichtend kommt hinzu: Im Meeting mailen ist Multitasking in seiner verbreitetsten Form. 

Multitasking senkt die Leistungsfähigkeit um bis zu 15 IQ-Punkte. Das ist der Grund, warum man es in sinnlosen Meetings nur schafft, sinnlose Mails abzuarbeiten. Willkommen in Absurdistan. Es kommt noch doller. 

Wer sinnlose Mails abarbeiten will, hat richtig viel zu tun: 50 Prozent aller Mails sind so unnötig wie Sonnenallergie. 

Das habe ich 2011 in meinem Buch „E-Mail macht dumm, krank und arm“ geschrieben. Das bestätigen mir heute unisono alle Bürokrieger*innen in meinen Bootcamps und inzwischen auch zig Studien, die es zu diesem Thema gibt. 

114 Milliarden Euro verlor laut Thinktank Berlin allein die deutsche Wirtschaft 2022 durch sinnlose Mails und Meetings und die Kombination aus beidem in Kombination mit der mit Multitasking einhergehenden zerebralen Konditionierung auf Ablenkungen alle 2 bis 4 Minuten.

Weil in 100 % aller Meetings 50 % aller Mails geschrieben werden, schlagen wir mit dem heutigen Tipp zwei Fliegen mit einer Klappe:

Hör ab sofort auf, Mails in Meetings zu checken! Du reduzierst damit den Anteil von Sinnlos-Mails um die Hälfte. 

Etwas zugespitzt formuliert, ich weiß. Der Prozentanteil bei dir mag ein anderer sein. 

Wenn du harte Zahlen brauchst und wissen willst, ob dich dein Mail- und Meetingsverhalten zum Key- oder zum Killer-Performer machen, dann kannst du das im KPI-Rechner auf meiner Website ausrechnen. Wie du dir Multitasking abgewöhnt und mithilfe einer Sanduhr Monotasking lernst, erfährst du in Folge 12 von „OMMMline ist das neue Online“.  

Und was ist mit dem Aspekt, dass es mega unhöflich ist, Mails in Meetings zu bearbeiten? Was ist damit, dass wir außerdem wissen, oder zumindest ahnen, dass es dem Jahresergebnis schadet, wenn 8 von 10 Meeting-Teilnehmer mailen, einer Power-Point-Folien vorliest und einer Protokoll führt? Das nehmen wir in Kauf.

Dahinter steckt ein psychologischer Mechanismus, eine Form der „Prospect Theory“.

Die besagt, Achtung, ganz vereinfach ausgedrückt, dass die Wahrscheinlichkeit zunimmt, Regeln zu brechen oder Risiken einzugehen, die du sonst nie eingehen würdest, wenn du dich in einer Stresssituation befindest. 

Das Risiko, Wertschätzung und Wertschöpfung durch sinnloses Mailen in sinnlosen Meetings zu riskieren, nehmen 100 Prozent der Menschen in Kauf. 

Hier mal zur kleinen Stimulierung ein Gruß aus dem täglichen Absurdistan des digitalen Meeting-WWWahnsinns:

FOMO – die Angst, etwas zu verpassen, triggert Maileritis in Meetings

Ein weiterer Trigger für die Stresssituation, die sinnlosen Meetings per se darstellen und der dazu führt, dass Menschen während Meetings Mails checken, ist natürlich wieder mal FOMO.

Die irrationale Angst, etwas zu verpassen, führt dazu, dass wir uns ständig ablenken lassen, indem wir „neu“ vor „relevant“ priorisieren und deshalb im Minutentakt Mails checken, auch wenn wir sehen, dass gar keine neuen eingetroffen sind.

Wie du FOMO killst, in dem du JOMO entdeckst, erfährst du in Folge 25 von „OMMMline ist das neue Online“.

Waren das genug Argumente, um dich davon zu überzeugen, dass du dir das Mail-Checken in Meetings sofort abgewöhnen solltest, wenn du rauswillst aus dem Mail- und Meeting-Hamsterrad? 

Was macht Meetings produktiver und effizienter?

Meeting-Kultur muss geführt werden – und zwar von allen: Jede Führungskraft, die eine Alternative zum aktuellen Meeting-Mail-Irrsinn vorlebt, wird damit erfolgreich sein und sich beliebt machen.

Zählt der Tipp, meetingfreie Zeit unternehmensweit umzusetzen zu Meeting-Tipps? 

Zwei halbe meetingfreie Tage sollten Fixstarter in jedem Kalender sein. Meetingfreie Zeit ist ein Menschenrecht und die Grundvoraussetzung für eine Meeting-Work-Balance. Die wiederum ist Grundvoraussetzung für die Fitness, Arbeitsfreude und Schaffenskraft der Menschen, die im Unternehmen für das Jahresergebnis verantwortlich sind.

Etwas unternehmensweit umzusetzen, dauert. Beginn bei dir selbst:

Blockiere dir jeden Tag 30 Prozent deiner Zeit als Fokus-, Denk- und Hochleistungszeit in den Kalender.

Wer zum Thema „Meeting-Irrsinn“ neue Disziplin und Regeln einfordert, fordert das ein, was alle wollen, sich aber nicht zu sagen trauen. 

In Folge muss es für jeden möglich sein, andere freundlich darauf hinzuweisen, wenn ein Meeting-Verhalten nicht ok ist.

Online-ExtraS zum Pod- & Videocast

10 Tipps, die es dir einfach machen, keine Mails mehr in Meetings zu checken und meetings produktiver und effizienter und zeitsparender zu gestalten 

Fang einfach an, mach ein Meeting zum Thema „bessere Meetings“. Diskutiert, was euch stresst. Fördert und fordert, was euch stärkt. Macht eure eigenen Regeln. Probiert Neues aus. Sieh alles erstmal als spielerisches Selbstexperiment. Nichts muss so sein, nur weil es immer so war. Alles ist möglich #neuesarbeiten. Gebt euch Zeit und Kreativität zum Ausprobieren. Diskutiert, was gut ist und bleiben soll. Alles andere darf wieder weg. Und dann?

Lebt, was ihr in Meetings erleben wollt!

Falls ihr zum Schluss kommt, dass neben neuen Regeln und Meeting-Disziplin auch rhetorische und präsentatorische Fähigkeiten fehlen, dann fordert Weiterbildung! Meiner Erfahrung nach braucht es die sowohl rhetorisch als auch technologisch.

Oder nutzt du mehr als die idiotenBasisfunktionen von Powerpoint?

Nachdem mich ChatGPT bereits beim Programmieren dieser Website und bei der leidigen Buchhaltung unterstützt, werde ich meine Recherchen in Zukunft von ChatGPT ergänzen lassen. Das ist meine Live-Rechereche für eine eigene Podcast-Folge, die ich eines Tages über ChatGPT und mit ChatGPT machen werde. 

Ich sehe ChatGPT kritisch – Je größer die Chancen einer Technologie, desto größer ihre Gefahren. 

Aktuell schließe ich mich einer Spiegel-Headline zum Thema „ChatGPT in Schule und Bildung“ an; sie lautet: 

„Die Guten können damit noch besser werden, die Schlechten noch schlechter“.

Nachdem ich mir von ChatGPT die „Prospect Theory“ nochmal habe erklären lassen, dachte ich mir, frage ich doch auch gleich nach ein paar Tipps und siehe da:

Zum Abschluss habe ich ChatGPT noch gefragt, was er/sie/es von Handykörbchen hält. Hier ist die maximal sozio-harmonische Antwort.

So, zum unterhaltsamen Schluss #BrotSpiele kommt hier noch ein Video, das ich sehr mag. E-Mails im echten Leben. Viel Spaß! 

Lust auf weitere Tipps, die digital entstressen und helfen, das Leben bewusster zu genießen? Dann lade dir jetzt meine Digital-Detox-Challenge runter und starte mit 30 Tagen und 30 ganz einfachen Tipps.