Checkst du jede Mail, sobald eine neue eintrifft? Das tun 95 Prozent aller Bürokrieger*innen – dabei ist das ständige Mail-Checken Produktivitäts-Killer Nummer 1. Dieser Work-Smarter-Tipp stoppt den Mail-Irrsinn: Heute zeige ich dir das 1 x 1 der E-Mail-Öffnungszeiten – und wie du sie erfolgreich umsetzt, auch wenn du glaubst, das sei unmöglich. Bist du bereit? Let’s go ommmline!
VIDEOCAST: E-MAIL-ÖFFNUNGSZEITEN
PODCAST: E-MAIL-ÖFFNUNGSZEITEN
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DER DIGITAL-DETOX-TIPP AUF EINEN BLICK
TRANSKRIPT DER FOLGE
Ich spreche und filme schnittarm. Vor der Aufnahme schreibe ich einen Artikel zum Thema oder lese etwas aus meinen Büchern. Manchmal notiere ich nur ein paar Stichpunkte. Auf Basis dessen spreche ich die Folge frei ins Mikro und in die Kamera. Hier findest du das Transkript, Hinweise und Links zu Quellen und Studien und meist auch ein paar Zusatz-Gedanken und Zusatztipps.
E-Mail-Öffnungszeiten? Warum brauchen wir die? Weil wir uns alle vier Minuten von Mails unterbrechen lassen
Alle vier Minuten. Das ist eine vernichtende Kennzahl, denn die Zeit, die wir brauchen, wenn mal eine Unterbrechung in unser Arbeiten kommt, diese Refokussierungszeit, die führt dazu, dass allein in Deutschland 58 Milliarden Euro Produktivitätsschaden entstehen. Positiv formuliert:
E-Mail-Öffnungszeiten helfen, Milliarden Euro Produktivität zu retten
Vorweg: Die E-Mail kann nichts dafür. Jede Mail ist genau das, was der Mensch daraus macht. Smartes Medium oder Produktivitätsvernichtung. Das liegt in deiner Hand. Es zwingt einen ja auch niemand, sich ständig unterbrechen zu lassen, oder?
You get, what you tolerate:
Die Arbeitsunterbrechungen durch E-Mails haben wir so lange zugelassen, dass sie normal geworden sind.
Warum lassen wir zu, dass neue Mails unseren Fokus, unsere Konzentration, unser Arbeiten unterbrechen? Weil sie so relevant sind? Nein. Einfach nur, weil sie neu sind.
Ist das smart?
Nein, das ist Suchtverhalten. Konditionierung. Digital doof. Warum tun wir das? Weil wir es seit zwei Jahrzehnten können. Und inzwischen auch müssen.
Unsere Gehirne sind inzwischen derart auf Dauerdopamin-Kicks im Minuten-Rhythmus konditioniert, dass wir alle vier Minuten nach einer Mail-Dosis lechzen – kommt keine Mail drücken Mail-Wahnsinnige so lange auf „empfangen“ bis die nächste Mail vom Server lädt und ihnen gnädigerweise durch ihr Neusein befiehlt, was sie als nächstes zu „priorisieren“ haben.
Wenn wir diese Unterbrechung zulassen, nur weil eine Mail neu ist, nicht weil sie relevant ist, dann ist das Körperverletzung an uns selbst. Es stresst uns extrem, denn es bleibt uns ja dann nichts anderes übrig, als Mails während Meetings abzuarbeiten.
Die Gleichzeitigkeit ist ein weiterer Produktivitätskiller und Burnout-Treiber.
Meeten und mailen. Alles gleichzeitig. nichts mehr richtig. Das erschöpft. ist Fehlerquelle und Qualitätskiller.
In Meetings mailen, weil man sonst – vor lauter Meetings und Chats keine Zeit hat. Das führt zum vergessenen Anhang. Das führt dazu, dass Meetings länger dauern, weil man möchte dann doch noch der Beschäftigungstherapie halber eine Verständnisfrage stellen. Obwohl und weil man Mails gemacht hat und die Mails ein Mittel waren, um nicht einzuschlafen, weil wieder Mal Bulletpoints vorgelesen wurden, statt Inhalte präsentiert.
Man muss dann wenigstens so tun, als sei man geistig präsent gewesen. Deshalb die Verständnisfrage. Quasi Notwehr. Je höher man in der Hierarchie ist, desto größer ist das Potenzial, dass diese eine Frage am Ende des Meetings, das Meeting maximal verlängert. Oder man „flott“ zum Schluss kommt, weil man feststellt, dass man noch ein Meeting braucht, um diese Frage erschöpfend (vor allem das) zu beantworten.
Zurück zum E-Mail-Fluch: Die Arbeitsunterbrechung durch Mails führt zu Fehlern, Konzentrationsverlust und dazu, dass wir länger brauchen für schlechtere Ergebnisse
Klassische Nebenwirkungen von Multitasking in der Endstufe. Die Unterbrechung durch Mails führt auch dazu, dass wir zwar in Meetings körperlich, aber nicht geistig präsent sind und Mails zwar machen, aber auch nicht mit voller Konzentration. Das führt zum fehlenden Anhang oder zur versehentlichen Mail an alle oder dem ungewollten CC statt BCC.
Und in Summe etwas, was wir niemanden empfehlen würden.
Warum machen wir es? Weil wir es können. Weil alle Mail- und Meeting-Wahnsinnig sind und das deshalb sozial toleriert wird. Wie lange noch? Bis wir es ändern.
Jetzt ist der beste Zeitpunkt, das zu tun. Wir hatten in den letzten Jahren alle Arten von Arbeitsexperimenten von Home- bis zu Hybrid-Office. Jetzt rufen alle nach New Work und das wird nur neu, wenn wir etwas erneuern.
Was es zu erneuern gilt, ist doch ganz einfach: Alles, was Menschen und Jahresergebnissen nicht guttut. Alles, was digital unproduktiv macht und Ergebnisse ruiniert, statt digitale transformiert – aka das Produktvititäs-Paradoxon der Informationstechnologie triggert.
Das permanente Mail-Checken ist diesbezüglich auf Platz eins zu verorten.
Wie bekommst du das permanente Mail-checken weg? Ganz einfach: durch E-Mail-Öffnungszeiten.
Ja, ich sage „ganz einfach“. Ich mache das schon seit über zehn Jahren. Ich weiß deshalb auch, dass das für viele Menschen nicht so einfach ist. Warum? Weil die meisten Menschen inzwischen darauf konditioniert sind, in Nanosekunden zu antworten. Und Antwort zu erwarten.
Lass uns über irrationale Erwartungshaltungen und über die völlig unbegründete Angst, etwas zu verpassen, sprechen.
E-Mail-Öffnungszeiten haben Nebenwirkungen: Eine davon ist FOMO
Wenn man die Mails nicht in Nanosekunden checkt, sobald sie eingehen, hat man ständig das Gefühl, man verpasst den Weltuntergang. Echt jetzt? Ist das rational begründbar? Nein. Und dennoch oder gerade deshalb:
Diese Fear of missing out, diese FOMO, die stellt sich sofort ein, wenn du dein Postfach schließt.
Wie kannst du trotz FOMO und trotz, dass du das Gefühl hast, dass deine Karriere Schaden nimmt, wenn du dank E-Mail-Öffnungszeiten nicht mehr in Minutenschnelle auf jede Mail antwortest, wie kannst du trotzdem mit E-Mail- Öffnungszeiten erfolgreich arbeiten?
Geh es langsam an!
E-Mail-Öffnungszeiten-Tipp: Starte mit fünf Mail-Checks am Tag.
Fünf Mail Checks heißt alle 90 Minuten. Es kann wirklich in der heutigen Zeit niemand von sich behaupten, er könne nicht mal 90 Minuten auf Mails-Checks verzichten, oder?
Doch. Habe ich schon erlebt. Nur weil es medienmöglich ist, halten sich auf einmal ganz gewöhnliche Schreibtischtäter für Notärzte. Kein Problem. Wähle die Dosis, die für dich gerade noch erträglich ist. Wenn dir 90 Minuten E-Mail-Abstinenz zu viel sind, dann starte mit alle 60 Minuten Mails checken.
Das wichtige ist, dass du in der Zwischenzeit die Mailbox zumachst und dass du die Push-Mitteilungen deaktivierst, die dir optisch und akustisch zuflüstern:
„Das ist eine neue Mail, willst du nicht kurz checken, ob es was Schönes, oder was Schreckliches ist?“
Nein. Willst du nicht. Musst du aber.
Wenn du die E-Mail-Alerts und den Mail-count nicht deaktivierst, haben E-Mail-Öffnungszeiten keine Chance.
Sobald du einen Mail-Alert bekommst, der dir sagt, da ist eine neue Mail, wird dein Belohnungszentrum aktiviert.
Das Belohnungszentrum heißt so, weil du dann die Belohnung willst.
Da kannst du der disziplinierteste Mensch aller Zeiten sein. Wenn dein Gehirn diesen Dopamin-Kick bekommt, den die neue Mail auslöst und der dein Belohnungszentrum aktiviert, dann willst du nach sechs Sekunden zwanghaft mal gucken. Natürlich nur ganz kurz. Du willst einfach „nur ganz kurz checken“, ob die neue Mail was Schönes oder was Schreckliches ist.
E-Mail-Alerts deaktivieren ist Selbstschutz und Produktivitäts-Turbo in einem
Und dann starte langsam mit Mail-Öffnungszeiten. Starte mit alle 60 oder besser noch mit alle 90 Minuten.
Dann weite deine Mail-Öffnungszeiten-Komfortzone sukzessive aus.
Sieh es als Selbstversuch.
Als Spiel.
Versuch einfach mal festzustellen: Wenn ich jetzt nur alle zwei Stunden Mails checke, passiert dann irgendwas Schlimmes?
Sorry für den Spoiler. Die Antwort lautet: nein.
Es passiert nichts Schlimmes. Es passiert ungemein Schönes.
Du wirst feststellen, das einzige, was passiert, wenn du nicht jede neue Mail beim Eingehen sofort checkst und gar noch beantwortest, ist, dass du neue Konzentration und Schaffenskraft und neuen Fokus und Aufmerksamkeit für die Dinge gewinnst, die du gerade machst. Die Dinge, die wirklich wichtig sind. Probier das bitte aus.
Du musst nicht so radikal sein wie ich. Ich machE nur noch einen Mail-Check am Tag.
Ich würde sagen, beim gewöhnlichen Bürokrieger sind 3 Mail-Checks am Tag klasse, 5 sind ok. Und wenn du jetzt sagst, na ja, das kann ich nicht so einfach machen, da wird mein mail-aktionistischer Chef Probleme machen. Erster Tipp: Sende ihm den Link zu dieser Seite.
Done?
Jetzt fragst du dich: Und was ist mit meinen Kunden?
Berechtigte Frage.
In meinem Fall habe ich noch nie einen Kunden verloren, weil ich nicht in Hundertstelsekunden geantwortet habe. Ich habe jedoch viele Kunden gewonnen, weil ich den Mut und die Ehrlichkeit habe, gegen den digitalen Strom zu schwimmen, wenn ich qua meiner über 25-jährigen Digitalisierungserfahrung davon überzeugt bin, das etwas digital doof ist und die digitale Revolution wie auch die menschliche Evolution beleidigt. Es braucht Mut, das auszusprechen. Dieser Mut zahlt sich aus. Das ist meine Erfahrung. Mach deine eigene: you never fail, you always learn!
In der internen Kommunikation sind E-Mail-Öffnungszeiten ein Must. In der externen Kommunikation auch. Hier muss man es noch sensibler und proaktiver kommunizieren.
Wie kannst du E-Mail-Öffnungszeiten intern und extern kommunizieren?
Die gute Nachricht ist hier: Einfach, indem du es tust. Du wirst offene Postfächer einrennen, mit etwas, das allen hilft, das aller ersehnen. Wir haben ja alle inzwischen so einen extremen E-Mail-Flut-Leidensdruck.
Und, wichtiges Detail:
Wir sind alle Mailflut-Verursacher und Mailflut-Opfer.
Als Verursacher verschicken wir Mails, fluten andere und fangen an nervös zu werden, wenn wir nicht in wenigen Minuten Antwort erhalten. Als Opfer fühlen wir uns, wenn wir geflutet werden mit Mails und der Erwartungshaltung, dass wir in Minutenschnelle antworten müssen.
Und genau das ist doch das Schöne: Es stresst uns alle. Immer. Zu jeder Zeit. Wir können und müssen hier deshalb gegenseitig die Erwartungshaltung an Mail-Antwort-Frequenz und Erreichbarkeit neu verhandeln.
Was kannst du ganz konkret tun, um E-Mail-Öffnungszeiten zu kommunizieren?
1. Aktiviere einen Auto-Reply für alle eingehenden Mails
Hier ein Textvorschlag – Copy-and-paste willkommen.
Betr. Neue E-Mail-Öffnungszeiten
Herzlichen Dank für Ihre Nachricht.
Häufiges Mail-Checken ist Produktvititäskiller Nummer 1.
[Du kannst hier gerne auf diesen Artikel verlinken: https://anitra-eggler.com/10]
Deshalb öffne ich meine Mails zu fixen Zeiten und arbeite sie am Stück ab.
Meine E-Mail-Öffnungszeiten sind: 9:30 Uhr, 13:30Uhr und 17:30 Uhr.
Ihr Anliegen kann nicht so kurz warten?
In diesem Fall ...
Und hier nennst du jetzt den Notfall-Kanal deiner Wahl.
P. S. Machen Ihre Mails Sie zum Key- oder zum Killer-Performer? Das können Sie hier ausrechnen.
Mach's passend für dich und deine Zielgruppe/n. Das Wichtige ist ja, dass einfach die Leute nicht mehr damit rechnen, dass du in Nanosekunden antwortest.
2. Kommuniziere deine Mail-Öffnungszeiten in der Mail-Signatur, auf Visitenkarten, auf der Website
Bei mir steht „Mail-Check 1 x am Tag“ in meiner Signatur, auf meiner Website, auf meinen Visitenkarten.
3. Mach die Erwartungshaltung an Erreichbarkeit und Antwortfrequenz in Kick-off-Meetings zum Thema. Verhandle den Medienmix neu und definiere Notfall-Kanäle
Wenn ich mit neuen Kunden zusammenarbeite, dann kommuniziere ich beim Kick-off, wie ich am besten erreichbar bin, mit welcher Reaktionsgeschwindigkeit – und wie eben auch nicht. E-Mail ist für mich kein Notfall-Kanal. Auch wenn alle Menschen mailen, als gälte es Leben zu retten, per Mail ruft doch keiner den Notarzt, oder?
Ich hatte mal so einen Fall in der internen Kommunikation, dass meine damalige Sport-Redaktion am Wochenende nachts per Mail mitteilte, dass es einen Wasserschaden im Serverraum gab und eventuell der Betrieb der Websites gefährdet sei ... Am Montag haben wir dann die Regeln und Kanäle der Notfall-Kommunikation neu definiert.
Hätte ich heute noch ein Unternehmen, gäbe es in der internen Kommunikation überhaupt keine E-Mails mehr, sondern ein smartes Intranet
Ein Intranet, in dem man Themen- und Qualitätsfokussiert, miteinander kommuniziert und nicht Absender-getrieben, Sofortness-getriggert und auf Quantität-fokussiert per E-Mail. Mails in der internen Kommunikation sind in meinen Augen vorgestrig. Es ist mir ein Rätsel, warum so viele Unternehmen so lange brauchen, das zu ändern. Alle Produktivitätskennzahlen sprechen gegen Mails.
Und wenn, dann nur mit E-Mail-Öffnungszeiten. Am besten funktionieren diese übrigens, wenn sie von der IT gesteuert werden.
4. Just do IT: Mails nur noch 3- bis 5-mal am Tag ausliefern. Ende der Diskussion.
Natürlich kannst du das auch selbst konfigurieren. In den meisten Systemen ist das möglich. Kostet kurz Recherche- und Konfigurations-Zeit, zahlt sich dann aber langfristig aus. Google am besten mal dein System und „Mails manuell abrufen“ und „Mails nur zu bestimmen Zeit abrufen“.
Hier mal zwei externe Links für die Outlook-Fraktion:
1. Outlook-Offtime-Modus - schon mal ausprobiert? Du musst nichts konfigurieren, nur die Selbstdisziplin.
2. Du kannst Mail-Empfangszeiten im Outlook konfigurieren, nicht abschrecken lassen, es sieht komplexer aus als es ist und wenn es dich nervt, lass es einen ITler machen und fertig.
5. DIY: Mail-Abruf nur noch manuell und zu fixen Zeiten: Bei Outlook ist das möglich.
Wenn du schon am Googeln bist, falls du nicht weißt, wie du die Mail-Alerts ausschaltest: google das auch gleich!
Falls du die Alerts nicht ausschaltest, sind Mail-Öffnungszeiten keine Produktivitäts-Maßnahme, sondern Folter.
Wenn du siehst, wie z.B. die Zahl der ungelesenen Mails ständig größer wird, übt das subtilen Druck auf dich aus und es kostet dich unverhältnismäßig mehr Selbstdisziplin keine Mails zu checken, als wenn du das deaktiviert hast.
So. Jetzt bist du mit vielen Tipps gewappnet.
Hab keine Angst, etwas zu verpassen. Das kann ich dir nicht oft genug sagen. Ich weiß, dass diese FOMO die meisten Menschen davon abhält, Mail-Öffnungszeiten auzuprobieren.
Ich verspreche dir: Die wirklich dringenden Dinge, die erreichen dich auch jenseits der Mailbox. Vergiss dein Postfach. Wenn es wirklich wichtig ist, wird das Wichtige bei dir ankommen, gleich auf welchem Weg.
Du kannst den Weltuntergang nicht verpassen, wenn du nicht in Nanosekunden auf neue Mails reagierst.
Du kannst nur viel gewinnen: Fokussierte Arbeitszeit und dieses herrliche Gefühl, endlich mal wieder ganz da zu sein, ohne abgelenkt zu werden.
Also probier E-Mail-Öffnungszeiten heute noch aus.
Eine letzte Motivation: Man muss sich ja auch mal überlegen, was für ein Bild man nach außen abgibt, wenn man in Nanosekunden auf jede Mail antwortet. Man gibt doch das Bild eines Menschen ab, der offensichtlich keine eigenen Prioritäten hat, ergo unterbeschäftigt ist.
was glaubst du, wer macht Karriere? Derjenige, der in seiner Mailbox hockt und auf jede unwichtige Mail reagiert?
Oder derjenige, der selber bestimmt, wann er Zeit für E-Mail-Kommunikation hat, mit vollem Fokus arbeitet und mit E-Mail-Öffnungszeiten „work smarter“-vorlebt und einfordert. Food for thought, oder?
In diesem Sinne viel Erfolg mit E-Mail-Öffnungszeiten!
Lass uns am Freitag mit einem Digital-Detox-Tipp ins Wochenende gleiten. Diesmal lassen wir die blauen Häkchen bei WhatsApp blau machen. Das bringt dir jede Menge Zeit für alles, was wirklich zählt.
Bis dahin: Bussi statt busy und let's stay ommmline!
Quelle: New Work Innovation Think Tank, Tagebuchstudie: Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen, 2022