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DER WORK-SMARTER-TIPP AUF EINEN BLICK

TRANSKRIPT DER FOLGE

Ich spreche und filme schnittarm. Vor der Aufnahme schreibe ich einen Artikel zum Thema oder lese etwas aus meinen Büchern. Manchmal notiere ich nur ein paar Stichpunkte. Auf Basis dessen spreche ich die Folge frei ins Mikro und in die Kamera. Hier findest du das Transkript, Hinweise und Links zu Quellen und Studien und meist auch ein paar Zusatz-Gedanken und Zusatztipps.

Wie lange kannst du an einem normalen Arbeitstag ungestört am Stück arbeiten?

Kannst du an einem durchschnittlichen Arbeitstag überhaupt irgendwann mal ungestört arbeiten zwischen Mailflut, Meeting-Wahnsinn und WhatsApp-Gruppenchats?

Diese Frage habe ich in den vergangenen Jahren über 2.500 Führungskräften aus KMU und Konzernen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gestellt.

Eine der ersten Fragen beim Check-in für eines meiner Bürokrieger*innen Bootcamps lautet: Wie lange kannst du an einem normalen Arbeitstag ungestört am Stück arbeiten? 

Damit du weißt, wo du stehst, mit deiner eigenen ungestörten Arbeitszeit, möchte ich als Benchmark diese wichtige Produktivitäts-Kennzahl heute als allererstes mit dir teilen. 

Rate mal, wie lange eine durchschnittliche KMU und Konzernführung Kraft in Deutschland, Österreich, Schweiz ungestört arbeiten kann, wenn es sich dabei um einen Bürokrieger oder um eine Bürokriegerin handelt?

Na, was glaubst du? Sprechen wir von Minuten? Von Stunden?

Wir sprechen von Minuten.

24 Minuten – so kurz ist inzwischen die längste ungestörte Arbeitszeit, die ein Bürokrieger am Tag hat.

24 Minuten – kann man da überhaupt von Arbeiten sprechen?

Und: 

Wie produktiv kann man in 24 Minuten sein?

Stell dir mal vor, du willst dich irgendwo bewerben und der Personaler am anderen Ende des Schreibtischs sagt: Wenn Sie bei uns anfangen, dann verspreche ich Ihnen, Sie können täglich maximal 24 Minuten ungestört arbeiten. 

Da würde doch jeder von uns sagen, nein, danke, ich bin doch nicht verrückt, oder? 24 Minuten. Das ist verrückt. Das sind nur zweieinhalb Stunden ungestörte Arbeitszeit pro Woche.

Zweieinhalb Stunden ungestörte Arbeitszeit pro Woche. Was ist mit dem Rest der Zeit? Was machen wir da? Mailen und meeten. 

Das „und“ heißt hier leider auch noch, dass das meistens gleichzeitig passiert.

Weil man vor lauter Mails keine Zeit mehr hat, mailt man in Meetings. Das führt dazu, dass weder die Mails noch die Meetings produktiv sind.

Kennzahlen zum Thema Mails und Meetings. Ein ganzer Wochentag geht in der Woche fürs Mailen drauf. Auch da muss man sich fragen: Als was arbeitet man eigentlich? Als Mailserver, als seine eigene Post-Uschi oder sein eigener Post-Ulf (so macht gendern Freude - also fast...)?

20 Prozent Arbeitszeit Mails (Chats + Messenger inklusive), 80 Prozent der Arbeitszeit gehen für Meetings und Calls drauf.

In meinem Bürokrieger*innen-Bootcamps frage ich dann als nächstes, nach dem produktiven Output von Mails und Meetings. 

Kann ja durchaus sein, dass bei einigen von uns diese Zeiten gerechtfertigt sind und durchaus Sinn ergeben.

Das tun sie allerdings nur, wenn die investierte Zeit messbar zum eigenen Ergebnis und in Folge zum Jahresergebnis beiträgt.

Jahresergebnis ist Synonym für Arbeitsplatzsicherheit und Weihnachtsgeld.

Tragen die exorbitanten Mail- und Meetingzeiten dazu 1 zu 1 bei?

Steigern Mails und Meetings die Produktivität? Leider nein. Das Gegenteil ist der Fall.

Vielleicht denkst du jetzt an Pareto und hoffst, dass die üblichen 20 % Mails und Meetings für die Katz sind und der Rest sich rentiert? Ungünstigerweise nochmal nein.

Bist du bereit für eine schlimme Killer-Performer-Mail- und Meeting-Kennzahl, in der enormes Produktivitätspotenzial steckt?

Darin waren sich meiner Bürokrieger*innen einig:

Die Hälfte aller Mails und Meetings ist unproduktiv. Tragen nichts zum Ergebnis bei. Beschäftigungstherapie statt Produktivität. Wachkoma statt Schaffenskraft.

In Summe: Die Hälfte aller Mails und Meetings so unnötig wie Sonnenallee. 

Wenn wir jetzt wissen, dass nur 5 % der Arbeitszeit ungestörte Produktivzeit ist und 95 % der Arbeitszeit durch Mails fragmentiert und von Meetings blockiert werden, dann können wir ganz locker sagen, dass die Hälfte der Arbeitszeit produktiver eingesetzt werden kann – und muss.

Denn: Ich könnte auch sagen, dass die Hälfte der Bürokrieger-Arbeitszeit unproduktive Zeit ist.

Mail- und Meeting-Irrsinn machen derzeit jeden zum Killer-Performer: Der produktive Outcome eines Bürokriegers entspricht der einer 3-Tage-Woche.

Das klingt vernichtend. Ist es auch. Das kostet nicht nur Nerven, Arbeitskraft und Arbeitsspaß, sondern auch so viel Produktivität, dass ein immenser wirtschaftlicher Schaden durch Mailflut und Meetingwahnsinn entsteht. Jeden Tag. Jede Woche. Jeden Monat. Jedes Jahr. 

Es gibt eine 2022-er-Studie zum Thema. Der Thinktank „Next Work Innovation“ aus Berlin hat im Rahmen einer Studie zur Arbeitsunterbrechung ausgerechnet, was überflüssige Meetings, Mails und die Dauerunterbrechung durch die Mailflut deutsche Unternehmen im Jahr kosten: 

114 Milliarden Euro Produktivitätsschaden durch Mails und Meetings. Wie kommt es zu dieser Zahl?

Die Studie geht davon aus, dass Wissensarbeiter*innen vier Stunden pro Woche in überflüssigen Meetings sitzen und alle vier Minuten in der Arbeit unterbrochen werden. Letztes deckt sich mit meinen Zahlen – meine Bürokrieger*innen lassen sich im Schnitt ebenfalls alle vier Minuten unterbrechen. Unterbrecher Nummer 1: Mails, Nummer 2: Smartphone. Spannend: Die Hälfte der Smartphone-Unterbrechnungen ist privat. Und im Privatleben dasselbe: Die Hälfte der Handychecks ist beruflich. Alles ist entgrenzt, wir sind ständig auf Stand-by und schalten nie wirklich ab.

Jetzt weißt du, dass das unproduktiv ist. Dass es erschöpft, fühlst du sicher auch nicht erst seit der Lektüre dieser Zeilen. Zeit, das zu ändern. Ein Satz, der ein Gamechanger in meinem Mailverhalten war: 

Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten.

Heißt: Wenn jeder einfach mal für sich selbst nachdenkt, wie viel Mail-Zeit und wie viel Meeting-Zeit nichts zum persönlichen Ergebnis beiträgt, bekommt man leicht eine gute Kennzahl für das individuelle Produktivitätspotenzial.

Das Schöne im Schrecklichen ist ja, dass sowohl Mails als auch Meetings Ping-Pong sind. Anders gesagt: Wir alle sind Täter und Opfer.

Heißt im Umkehrschluss: Wenn jeder von uns beginnt, weniger Mails zu schreiben und dafür bessere: Betreffziele in die Betreffzeile, weniger cc („CC-Setzer sind Petzer“ - eines meiner Liebingsmantras für Bürokrieger in der Mailflut), präziser formulieren und schon beim ersten Mail den Anhang daran – dann bekommen wir alle weniger Mails und bessere Mails. 

Dasselbe gilt für Meetings: You get, what you tolerate – wer Wachkoma-Meetings veranstaltet und toleriert, bekommt immer mehr KOMA-Meetings und KOMA-Calls.

Es war noch nie einfacher, das zu ändern.

Warum?

Weil wir alle maximal erschöpft von Mail- und Meetingflut sind.

Nie war der Leidensdruck größer, nie der Handlungsbedarf wirtschaftlich dringender.

Was für Mails gilt, gilt natürlich auch für Meetings: Weniger ist mehr. Besser ist besser. Weniger Meetings, kürzere Formate, bessere Inhalte.

Ich werde dir in den folgenden Montags-Ausgaben von „OMMMline ist das neue Online“ jede Menge Tipps für mehr E-Mail- & Meeting-Effzizienz geben. 

Der Work-Smarter-Tipp für heute ist ganz einfach: Zieh mal KPI-Bilanz. Mach deinen ganz persönlichen Mail- und Meetings-Produktvitiäts-Check und finde heraus, ob deine Mails und deine Meetings dich zu einem Key-Performer oder einem Killer-Performer machen. 

Mit meinem KPI-Rechner kannst du binnen 60 Sekunden eine Performance-Bilanz ziehen und dir ansehen, wie viel deiner Mail- und Meeting-Zeit unproduktiv ist.

Verzweifle nicht am Ergebnis. Freu dich über dein Produktivitätspotenzial! Und auf die nächsten Work-Smarter-Tipps in den Montagsausgaben dieses Pod- & Videocasts. Sie werden dir helfen, den Killer-Performance-Anteil deiner Mail- und Meetingzeit zu eliminieren. 

Ich habe jede Menge Tipps für dich vorbereitet, die deine Mails qualitativ optimieren und gleichzeitig die Quantität nach unten schrauben. Und ich habe jede Menge Tipps für dich vorbereitet, wie man effizienter Meetings gestalten kann und seine Inhalte auf einem kürzeren, unterhaltsamen und weniger einschläfernden Weg zu den Menschen bringt und dabei Herz und Hirn gleichermaßen erreicht. 

In diesem Sinne, der Anfang ist die Hälfte vom Ganzen: Leg los, zieh KPI-Bilanz!

Vielleicht motiviert dich das, was dir der KPI-Rechner ausspuckt, deine Mails und Meetings qualitativ besser zu gestalten und kritisch zu hinterfragen, ob es überhaupt eine Mail oder ein Meeting braucht, um das gewünschte Projekt- oder Kommunikationsziel zu erreichen. 

Würde mich freuen, wenn wir am Freitag gemeinsam mit einem Screen-Life-Balance-Tipp ins Wochenende gleiten. Diesmal habe ich was ganz Analoges für dich vorbereitet. Freu dich auf einen kleinen, feinen, ganz und gar zwischenmenschlichen Tipp, der dich und alle Menschen, die du am kommenden Wochenende triffst, glücklicher machen wird. 

Bis dahin: Bussi statt busy:

Let's stay ommmline!