#2 Die „1-2-3“-To-do-Liste: Dieser Work-Smarter-Tipp macht, dass du trotz weniger To-dos mehr schaffst – auch wenn du unter Aufschieberitis leidest

04/09/2022  

FÜR ALLE, DIE GERNE SEHEN UND HÖREN: DER VIDEOCAST

OMMMline ist das neue Online: Heute mit einem Work-Smarter-Tipp von dem ich wünschte, ich hätte schon ihn viel früher gekannt. Ich teile mit dir meine „1-2-3“ To-do-Liste. Die macht, dass du mit weniger To-dos mehr schaffst und deine Tasks fokussiert abarbeitest – auch wenn du ein kreativer Chaot bist oder unter Aufschieberitis leidest. 

HIER IST DER PODCAST: ER FREUT SICH ÜBER STERNE BEI APPLE, SPOTIFY, GOOGLE, AMAZON & AUDIBLE 


GOODIES & SERVICE-LINKS DIESER FOLGE

Das ist die To-Do- und Tagesplaner Vorlage von Anitra Eggler

Viel Spaß und viel Erfolg mit Tagesplanung à la Anitra Eggler. Du findest mehrere Farbvarianten im PDF.  


Kennst du das: Du hast morgens deine To-dos aufgeschrieben ... 

... du hast priorisiert. Vielleicht hast du dabei sogar das Eisenhower-Prinzip angewandt und auf Dringendes und Wichtiges fokussiert. 

Anitras digitales ReMarkable-Notizbuch auf ihrem Schreibtisch mit ihrem 1-2-3-Tagesplaner

Ich war jahrzehntelang Notizbuchschreiberin. Das bin ich heute noch und zwar so, wie ich nie für möglich gehalten hätte: digital. Mein digitales Notizbuch von ReMarkable ist ein echtes OMMMline-Tool: Es vereint das wunderbare analoge Schreib-Erlebnis wie kein anderes Tablett mit der digitalen Smartness von Schritterkennung und der Effizienz des digitalen Gedächtnisses inkl. der Verteil- und Archivierbarkeit aller Notizen. Gleichzeitig ist das Gerät so minimalistisch wie Papier. Es hat z. B. auch keine Hintergrundbeleuchtung. Kann ich sehr empfehlen. Übrigens: Wenn du über meinen Affiliate-Link kaufst, erhälst du 40 Euro Rabatt. Noch ein Zusatztipp: Die Templates für meinen Jahresplaner kaufe ich mir bei ePapertemplates auf etsy und lasse sie von Elias für mich individualisieren. Meine To-dos stehen in einem iPad-Halter den ganzen Tag gut sichtbar vor mir – Prokrastinieren unmöglich.   


Dann ging der übliche Mail- und Meetingwahnsinn los und du bist im Hamsterrad gelandet ... 

Abends sitzt du dann da und stellst fest, dass total erledigt bist, aber nur 20 % deiner To-Dos erledigt hast.


Als ich noch Startup-Managerin war, ging mir das fast jeden Abend so. Klar, man kann über einen gewissen Zeitraum nachts und am Wochenende reinarbeiten, was man tagsüber nicht geschafft hat. 

Kurzfristig hilft das.

Langfristig ist das weder gesund noch erfüllend, noch effizient. 


Wenn die 2-do-Liste zur Wunschliste wird

Als ich den Eindruck bekam, dass meine tägliche To-do-Liste eine Wunschliste geworden ist und ich zwar ständig geschäftig bin, aber nichts mehr richtig schaffe, probierte ich allerhand Produktivitätssysteme aus. 

Ich lernte den Getting-things-done-Workflow und füllte Listen-Apps, ich malte Mindmaps in Notizbücher, ich machte detaillierte Wochen-, Monats- und Jahresplanungen, ich lernte die Pomodoro-Technik und priorisierte gemäß Eisenhower-Prinzip


Alles funktionierte irgendwie, nichts funktionierte ausschließlich gut und vor allem nichts für lange.


Fakt ist, die Suche nach dem perfekten To-do, Selbstmanagement- und Produktivitätssystem hat mich sehr viel Produktivität und Lebenszeit kostet. 


Ist das nicht verrückt? Dass die Suche nach dem Zeitgewinn so viel Zeit kostet, die man oft besser einsetzen könnte, wenn man sich einfach hinsetzen würde, um zu arbeiten.


Ich möchte dir diese Zeit ersparen und teile deshalb heute mit dir meine Key-Learnings aus vielen Jahren rumexperimentieren mit dem täglichen To-do-Management.

Dann schenke ich dir meine 1-2-3-Aufgabenliste, mit der ich inzwischen erfolgreich meine To-dos manage – auch wenn ich manchmal ein kreativer Chaot bin und unter durch Perfektionismus getriebene Aufschieberitis leide. 


Meine wichtigsten Erkenntnisse aus über 20 Jahren To-Do-Management sind: 

Weniger ist mehr denn je.


Meine Produktivitätssysteme waren stets viel zu komplex. Allein das Lernen der Software-Lösungen und das Verknüpfen der Schnittstellen hat mich zu viel Zeit gekostet. Ich bin oft nicht über die Idiotenfunktionen hinausgekommen, weil ich einfach keine Zeit hatte, bzw. mir keine genommen habe, um die Tools smart zu konfigurieren. In Wirklichkeit ist ja immer genug Zeit, für das, was einem wirklich wichtig ist. 


Weißt du, ich bin noch von der Generation: Darf’s ein bisschen mehr sein?

Und genau diese Haltung ist ein Problem.

Meine To-Do-Listen waren endlos lang.  


Ich dachte, wenn ich da nicht richtig viel draufpacke, dann sieht das ja auch, als würde ich nichts arbeiten. Das ist ein großer Denkfehler. 


Du erreichst damit nur eines: Dass du täglich völlig fertig bist, aber nichts fertig hast.


Es hat eine Zeit gedauert, bis ich erkannt habe, dass ich umdenken muss. 


Heute frage ich mich immer: Was kann ich weglassen?


Und deshalb gibt es bei mir nicht mehr 100 Missionen, die dann allabendlich in Mission impossible enden, sondern nur noch eine wichtige Mission pro Tag:

Ich habe das 1-2-3-Prinzip als To-do-Routine für entdeckt und mit meiner Feierabendroutine kombiniert. 


Was bringt das 1-2-3-Prinzip?

Das 1-2-3-Prinzip zwingt dich, Wichtiges und Dringendes zu priorisieren und auf ein Ergebnis zu fokussieren.

  • Durch die strenge Struktur schaffst du es, deine Aufgaben in machbare Portionen zu verteilen. 
  • Zusätzlich planst du Quick Wins ein und gibst dir Rückenwind durch einen Motivationsspruch.
  • Abends helfen dir drei kurze Selbstreflexionseinheiten, deinen geistigen Arbeitsspeicher zu löschen, den Tag zufrieden abzuschließen und abzuschalten.

MEIN TAGESPLANER MIT 1-2-3-TO-DO-LISTE UND FEIERABEND-ROUTINE ZUM ABSCHALTEN. 

Hier ist die Vorlage, die ich für dich gebastelt habe. Kannst du digital verwenden oder ausdrucken oder deine eigene Vorlage basteln – meine habe ich in Keynote, dem Präsentationsprogramm von Apple gezimmert. Das kannst du auch in Powerpoint machen – alles keine Raketenwissenschaft.  

Das ist die To-Do- und Tagesplaner Vorlage von Anitra Eggler

Viel Spaß und viel Erfolg mit Tagesplanung à la Anitra Eggler. Du findest mehrere Farbvarianten im PDF.  


Auf der linken Seite siehst du drei Rubriken, die ich morgens ausfülle. Auf der rechten Seite gibt es drei Rubriken, mit denen ich vor Feierabend Bilanz ziehe.


Wenn ich meinen Tag plane und abschließe, bin ich im Deep-Work-Modus: Das Handy liegt außer Sichtweite, ich übe mich in Monotasking und lasse mich von nichts ablenken. 


So starte ich meinen Tag mit vollem Fokus und maximaler Intention. Ich checke in Kombination mit meinen aktuellen Projekten, die ich in einem Trello-Board manage, was meine wichtigste Aufgabe oder mein dringlichstes Ziel ist. 

Der Wochenplaner von Anitra Eggler

Übrigens: Meine gesamte Planung ist hybrid. Neben der digitalen Tagesplanung via ReMarkable und meinem XL-Projekte-Board auf Trello, habe ich ein  Whiteboard an der Wand, auf dem ich vor Wochenstart eine grobe Planung mache, Termine eintrage, Schwerpunktthemen (Fokus) und privates Vergnügen (Freude) fixiere. Habe dir eine Vorlage gebastelt. Gut geeignet als analoge Wochenübersicht für eine erste Planung und den Überblick.  


Das ist bei mir häufig gar keine Aufgabe, sondern ein Ergebnis. So wie heute: Diese Podcast- & Videocast-Folge aufnehmen und startklar machen.


Das steht auf der 1. 


Dann gibt es 2 weitere größere Aufgaben und noch 3 kleinere Aufgaben. 


Das ist das 1-2-3-Prinzip. 


In meinem Fall sind meine 2 Zweieraufgaben heute, die Landingpage für den Podcast, den Videocast und die Shownotes auf meiner Website einrichten und die Automatisierung der gesamten Publikation zu aktivieren, damit ich entspannt schlafen kann, während alles über Nacht online geht. 


Für meinen wichtigsten Task und die zwei großen Aufgaben plane ich ca. die Hälfte meiner Arbeitszeit ein. Manchmal mehr. Selten weniger.


Dann gibt es nach Task Nummer 1 und den 2 Zweieraufgaben noch 3 kleinere Aufgaben. Für die brauche ich zwischen 15 und 25 % Prozent meiner Arbeitszeit. 

Ein Beispiel: Heute sind meiner drei Dreier-Tasks, dass ich die Vorlage für meinen Tagesplaner hochlade, einen Text für LinkedIn vorbereite und teste, ob die Automatisierung des Podcast-Players auf meiner Website klappt. 


Diese 6 Aufgaben im 1-2-3-Prinzip sind wichtig und dringend. Und damit ich das gut hinbekomme, arbeite ich hier maximal fokussiert, Stichwort Deep Work. 

Das heißt: Ich arbeite fokussiert an jeweils einer Aufgabe. Und damit mir das leicht fällt, liegt mein Handy außer Sichtweite und ich bin im Nicht-Stören-Modus meines Computers unterwegs. 

Unter der 1-2-3-Liste findest du die kleine Rubrik „Quick Wins - shallow work“ 

Das sind Routine-Aufgaben, wie z.B. Jour-Fixe-Meetings, E-Mail-Öffnungszeiten – also Mails im Block abarbeiten – in meinem Fall heute „Testen, ob Google den Podcast-Feed aktualisiert hat“ und ein Quick Win ist bei mir auch immer eine Aufgabe der Selbstliebe und Selbstfürsorge. Heute: eine Hühnersuppe kochen. 


Unter den 1-2-3-To-dos und den Quick Wins findest du noch Platz für einen Motivationsspruch, der dir Rückenwind für den Tag gibt.


Mein Spruch des Tages:

Done is better than perfect. 


Nachdem ich meine Liste ausgefüllt habe, lege ich los. Ich starte mit der 1-er- und den 2-er-Aufgaben und erledige die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe zuerst.

Das nehme ich mir zumindest vor. 

Da ich auch nur ein Mensch bin, füttere ich meinen inneren Schweinehund manchmal mit einem Quick Win, um in die Gänge zu kommen.


Sobald ich etwas erledigt habe, streiche ich es durch. Ich liebe dieses Gefühl, du auch? 


Weil ich festgestellt habe, dass ich das Handschrift-Gefühl brauche und gleichzeitig auf zeitgemäße digitale Features wie Textumwandlung meiner Handschrift und digitale Verteilbarkeit und Verfügbarkeit meiner Notizen nicht verzichten will, arbeite ich mit dem minimalistischen digitalen Notizbuch ReMarkable. Ich habe dir hier meinen Affiliate-Link verlinkt, dadurch erhälst du 40 Euro Rabatt.


Mein digitales Notizbuch hat ein unfassbar reales Schreibfeeling – analoges Erlebnis trifft digitale Smartness


ReMarkable ist für mich ein Paradebeispiel für OMMMline – das digitale Notizbuch vereint das Beste aus der analogen und der digitalen Welt. Kann ich dir maximal empfehlen. 

Anitras digitales ReMarkable-Notizbuch auf ihrem Schreibtisch mit ihrem 1-2-3-Tagesplaner

Ich war jahrzehntelang Notizbuchschreiberin. Das bin ich heute noch und zwar so, wie ich nie für möglich gehalten hätte: digital. Mein digitales Notizbuch von ReMarkable ist ein echtes OMMMline-Tool: Es vereint das wunderbare analoge Schreib-Erlebnis wie kein anderes Tablett mit der digitalen Smartness von Schritterkennung und der Effizienz des digitalen Gedächtnisses inkl. der Verteil- und Archivierbarkeit aller Notizen. Gleichzeitig ist das Gerät so minimalistisch wie Papier. Es hat z. B. auch keine Hintergrundbeleuchtung. Kann ich sehr empfehlen. Übrigens: Wenn du über meinen Affiliate-Link kaufst, erhälst du 40 Euro Rabatt. Noch ein Zusatztipp: Die Templates für meinen Jahresplaner kaufe ich mir bei ePapertemplates auf etsy und lasse sie von Elias für mich individualisieren. Meine To-dos stehen in einem iPad-Halter den ganzen Tag gut sichtbar vor mir – Prokrastinieren unmöglich.   


Gutes, Learnings, Kussbilanz: Vor Feierabend fülle ich die rechte Spalte meines Tagesplaners aus.

Ganz oben schreibe ich gute Dinge auf, die passiert sind. Das muss nichts Großes sein.

Mich beglückt jedes Morgenrot oder wie die Abendluft riecht. Gestern war es ein Doppelregenbogen, der mich beim Nachhausekommen erwartet hat.

Kleine Dinge erfüllen mich mit großer Dankbarkeit. Diese Rubrik gibt mir ein Gefühl von Geborgenheit im Sein und Werden –  davon kann man in diesen schnelllebigen Zeiten maximaler Rasanz nicht genug haben, oder?


Darunter, in die Rubrik Fortschritte und Erkenntnisse, schreibe ich Learnings. Wer gerne Gewohnheiten trackt, kann das in dieser Rubrik ebenfalls tun. 


Und als Letztes gibt es noch die Rubrik: KB für deine Kuschel- und Kussbilanz. Wenn du keinen Partner hast, kein Problem, zur Kuschelbilanz zählt alles, was Selbstliebe ist, und die Kussbilanz steht sinnbildlich für Momente, die so erlebenswert sind, dass du dein Handy vergisst. 


Jetzt kennst du meinen 1-2-3-Tagesplaner: Ein Mix aus fokussierter Planung und proaktiver Selbstfürsorge. 

Die Kombination macht mich produktiv, zufrieden und resilient.

Und dich jetzt hoffentlich auch. 

Das war’s für heute. Ich wünsche dir eine Woche, in der du jeden Tag das gute Gefühl hast, alles erledigt zu haben, was Wichtig und Dringend war und alles erlebt und genossen zu haben, was dir gutgetan und dich glücklich gemacht hat. 


Lass uns gemeinsam am Freitag ins Wochenende starten: 

Ich teile mit dir die Screen-Life-Balance-Power eines Treibholztags. 


Das ist ein Lebensgenuss- und Digital-Detox-Booster für dich und die ganze Familie.

Bis dahin, work smarter, not harder!

Bussi statt busy –

und ja, der digitale Kuss, den ich dir gerade zugeworfen habe, der zählt zu deiner Kussbilanz.  

Tschüss!

Let's stay ommmline! 

Hier noch ein online only Extra für alle, die bis hier gelesen haben. In diesem Fall gehe ich davon aus, dass du gerne noch tiefer einsteigen möchtest: 

Der Wochenplaner von Anitra Eggler

Meine gesamte Planung ist hybrid. Neben der digitalen Tagesplanung via ReMarkable und meinem XL-Projekte-Board auf Trello, habe ich ein  Whiteboard an der Wand, auf dem ich vor Wochenstart eine grobe Planung mache, Termine eintrage, Schwerpunktthemen (Fokus) und privates Vergnügen (Freude) fixiere. Habe dir eine Vorlage gebastelt. Gut geeignet als analoge Wochenübersicht für eine erste Planung und den Überblick.  

#3 Mach mal Treibholztag: Dieser Digital-Detox-Tipp bringt dich in Screen-Life-Balance – auch wenn du total gestresst bist


 EXKLUSIV FÜR SUPERUSER 


OMMMline-Alert: Hol dir den Pod- & Videocast per mail

Deine Screen-Life-Balance braucht eine Extraportion Motivation? Bitteschön: Einfach Name und Mail-Adresse unten eintragen, dann erhältst du jeden Montag und jeden Freitag eine Mail mit dem Link zur neuen Folge von „OMMMline ist das neue Online“. 

 montags ein video-tipp zum durchstarten, freitags ein video-tipp zum abschalten 

hol dir anitras work-smarter- und digital-detox-tipps in deine mailbox und abonniere den „OMMMline“-ALERT 

digital-detox-pionierin

Anitra eggler

Anitra Eggler ist Web-Veteranin und Digital-Detox-Pionierin, sie bringt Menschen und Unternehmen in Screen-Life-Balance. Der ORF bezeichnet die Bestsellerautorin als „die gefragteste weibliche Stimme zur Digitalisierung“, ihre Mutter nennt sie „Fräulein Fröhlich“. Anitras Auftritte als Keynote Speakerin, ihre Bürokrieger*innen-Bootcamps und Bücher haben bereits über 250.000 Menschen begeistert und humorvoll digitaltherapiert.

Anitra wurde 1973 in Karlsruhe geboren, startete ihre Karriere als Todesanzeigentexterin in Buenos Aires, war in den 90er-Jahren als Journalistin erfolgreich und zählte als Startup-Managerin zur Medien-Avantgarde der Digitalwirtschaft. 2011 wurde sie durch ihren ersten humorvollen Digitalisierungsratgeber „E-Mail-macht dumm, krank und arm“ zur Digital-Detox-Pionierin.

Wie Screen-Life-Balance erfolgreich funktioniert, lebt die leidenschaftliche Infopreneurin vor: Anitra meditiert und programmiert, sie sammelt Sonnenaufgänge und Momentglück, sie arbeitet maximal digitalisiert und lebt ohne Uhr in der Schweiz – Zeit ist ihre Rolex.


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