Kennst du das: Du hast morgens deine To-dos aufgeschrieben ...

... du hast priorisiert. Vielleicht hast du dabei sogar das Eisenhower-Prinzip angewandt und auf Dringendes und Wichtiges fokussiert. Dann ging der übliche Mail- und Meetingwahnsinn los und du bist im Hamsterrad gelandet ... 

Abends sitzt du dann da und stellst fest, dass total erledigt bist, aber nur 20 % deiner To-Dos erledigt hast.

Als ich noch Startup-Managerin war, ging mir das fast jeden Abend so. Klar, man kann über einen gewissen Zeitraum nachts und am Wochenende reinarbeiten, was man tagsüber nicht geschafft hat. 

Kurzfristig hilft das.

Langfristig ist das weder gesund noch erfüllend, noch effizient. 

Wenn die 2-do-Liste zur Wunschliste wird

Als ich den Eindruck bekam, dass meine tägliche To-do-Liste eine Wunschliste geworden ist und ich zwar ständig geschäftig bin, aber nichts mehr richtig schaffe, probierte ich allerhand Produktivitätssysteme aus. 

Ich lernte den Getting-things-done-Workflow und füllte Listen-Apps, ich malte Mindmaps in Notizbücher, ich machte detaillierte Wochen-, Monats- und Jahresplanungen, ich lernte die Pomodoro-Technik und priorisierte gemäß Eisenhower-Prinzip. 

Alles funktionierte irgendwie, nichts funktionierte ausschließlich gut und vor allem nichts für lange.

Fakt ist, die Suche nach dem perfekten To-do, Selbstmanagement- und Produktivitätssystem hat mich sehr viel Produktivität und Lebenszeit kostet. 

Ist das nicht verrückt? Dass die Suche nach dem Zeitgewinn so viel Zeit kostet, die man oft besser einsetzen könnte, wenn man sich einfach hinsetzen würde, um zu arbeiten.

Ich möchte dir diese Zeit ersparen und teile deshalb heute mit dir meine Key-Learnings aus vielen Jahren rumexperimentieren mit dem täglichen To-do-Management.

Dann schenke ich dir meine 1-2-3-Aufgabenliste, mit der ich inzwischen erfolgreich meine To-dos manage – auch wenn ich manchmal ein kreativer Chaot bin und unter durch Perfektionismus getriebene Aufschieberitis leide. 

Meine wichtigsten Erkenntnisse aus über 20 Jahren To-Do-Management sind: 

Weniger ist mehr denn je.

Meine Produktivitätssysteme waren stets viel zu komplex. Allein das Lernen der Software-Lösungen und das Verknüpfen der Schnittstellen hat mich zu viel Zeit gekostet. Ich bin oft nicht über die Idiotenfunktionen hinausgekommen, weil ich einfach keine Zeit hatte, bzw. mir keine genommen habe, um die Tools smart zu konfigurieren. In Wirklichkeit ist ja immer genug Zeit, für das, was einem wirklich wichtig ist. 

Weißt du, ich bin noch von der Generation: Darf’s ein bisschen mehr sein?

Und genau diese Haltung ist ein Problem.

Meine To-Do-Listen waren endlos lang.  

Ich dachte, wenn ich da nicht richtig viel draufpacke, dann sieht das ja aus, als würde ich nichts arbeiten. Das ist ein großer Denkfehler. 

Du erreichst damit nur eines: Dass du täglich völlig fertig bist, aber nichts fertig hast.

Es hat eine Zeit gedauert, bis ich erkannt habe, dass ich umdenken muss. 

Heute frage ich mich immer: Was kann ich weglassen?

Und deshalb gibt es bei mir nicht mehr 100 Missionen, die dann allabendlich in Mission impossible enden, sondern nur noch eine wichtige Mission pro Tag:

Ich habe das 1-2-3-Prinzip als To-do-Routine für entdeckt und mit meiner Feierabendroutine kombiniert. 

Was bringt das 1-2-3-To-Do-Prinzip? 

Das 1-2-3-Prinzip zwingt dich, Wichtiges und Dringendes zu priorisieren und auf ein Ergebnis zu fokussieren.

• Durch die strenge Struktur schaffst du es, deine Aufgaben in machbare Portionen zu verteilen. 
• Zusätzlich planst du Quick Wins ein und gibst dir Rückenwind durch einen Motivationsspruch.
• Abends helfen dir drei kurze Selbstreflexionseinheiten, deinen geistigen Arbeitsspeicher zu löschen, den Tag zufrieden abzuschließen und abzuschalten.

MEIN TAGESPLANER MIT 1-2-3-TO-DO-LISTE UND FEIERABEND-ROUTINE ZUM ABSCHALTEN.

Hier ist die Vorlage, die ich für dich gebastelt habe. Kannst du digital verwenden oder ausdrucken oder deine eigene Vorlage basteln – meine habe ich in Keynote, dem Präsentationsprogramm von Apple, gestaltet. Das kannst du auch in Powerpoint nachbauen oder in Canva für dich passend machen – ist alles einfach, du musst es nur tun.

Auf der linken Seite siehst du drei Rubriken, die ich morgens ausfülle. Auf der rechten Seite gibt es drei Rubriken, mit denen ich vor Feierabend Bilanz ziehe.

Wenn ich meinen Tag plane und abschließe, bin ich im Deep-Work-Modus: Das Handy liegt außer Sichtweite, ich übe mich in Monotasking und lasse mich von nichts ablenken. 

So starte ich meinen Tag mit vollem Fokus und maximaler Intention. Ich checke in Kombination mit meinen aktuellen Projekten, die ich in einem Trello-Board manage, was meine wichtigste Aufgabe oder mein dringlichstes Ziel ist. 

So arbeitest du mit der 1-2-3-to-do liste

Die Nummer 1 meiner täglichen 1-2-3-Planung ist meist gar kein To-Do, sondern ein Ziel, ein Ergebnis. Warum? Darum:

Ich liebe Monotasking ­­­– auch thematisch. Als Selbstständige ist es mir oft möglich, einen Großteil meiner Zeit mit einem Thema zu verbringen. Das macht mich wesentlich effizienter, weil mein Gehirn in einem Modus bleibt. Beispiel: Buchhaltung mache ich nicht täglich ein bisschen, sondern immer am Stück. Wenn ich Buchhaltung mit kreativen Tätigkeiten mische, erlebe ich viel mehr zerebralen Reibungsverlust. Ich habe gelernt: bin weniger leistungsfähig und produktiv, wenn ich meinem Gehirn zu viele unterschiedliche Hüte aufsetze.

Deshalb ist bei mir das erste To-Do auf der 1-2-3-Liste häufig gar keine Aufgabe, sondern ein Ergebnis. So wie heute: Diese Podcast- & Videocast-Folge aufnehmen und die Automatisierung ihrer Publikation startklar machen.

Das steht auf der 1. 

Dann gibt es 2 weitere größere Aufgaben und noch 3 kleinere Aufgaben. 

Das ist das 1-2-3-Prinzip. 

In meinem Fall sind meine 2 Zweieraufgaben heute, die Landingpage für den Podcast, den Videocast und die Shownotes auf meiner Website einrichten und die Automatisierung der gesamten Publikation zu aktivieren, damit ich entspannt schlafen kann, während alles über Nacht online geht. 

Für meinen wichtigsten Task und die zwei großen Aufgaben plane ich ca. die Hälfte meiner Arbeitszeit ein. Manchmal mehr. Selten weniger.

Dann gibt es nach Task Nummer 1 und den 2 Zweieraufgaben noch 3 kleinere Aufgaben. Für die brauche ich zwischen 15 und 25 % Prozent meiner Arbeitszeit. 

Ein Beispiel: Heute sind meiner drei Dreier-Tasks, dass ich die Vorlage für meinen Tagesplaner hochlade, einen Text für LinkedIn vorbereite und teste, ob die Automatisierung des Podcast-Players auf meiner Website klappt. 

Diese 6 Aufgaben im 1-2-3-Prinzip sind wichtig und dringend. Und damit ich das gut hinbekomme, arbeite ich hier maximal fokussiert, Stichwort Deep Work. 

Das heißt: Ich arbeite fokussiert an jeweils einer Aufgabe. Und damit mir das leicht fällt, liegt mein Handy außer Sichtweite (hier die passende Podcast-Folge zu diesem Thema „Dopamin-Detox in 30 Sekunden“) und ich bin im Nicht-Stören-Modus meines Computers unterwegs. 

Unter der 1-2-3-Liste findest du die kleine Rubrik „Quick Wins - shallow work“

Das sind Routine-Aufgaben, wie z.B. Jour-Fixe-Meetings, E-Mail-Öffnungszeiten – also Mails im Block abarbeiten – in meinem Fall heute „Testen, ob Google den Podcast-Feed aktualisiert hat“ und ein Quick Win ist bei mir auch immer eine Aufgabe der Selbstliebe und Selbstfürsorge. Heute: eine Hühnersuppe kochen. 

Unter den 1-2-3-To-dos und den Quick Wins findest du noch Platz für einen Motivationsspruch, der dir Rückenwind für den Tag gibt.

Mein Spruch des Tages:

Done is better than perfect. 

Nachdem ich meine Liste ausgefüllt habe, lege ich los. Ich starte mit der 1-er- und den 2-er-Aufgaben und erledige die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe zuerst.

Das nehme ich mir zumindest vor. 

Da ich auch nur ein Mensch bin, füttere ich meinen inneren Schweinehund manchmal mit einem Quick Win, um in die Gänge zu kommen.

Sobald ich etwas erledigt habe, streiche ich es durch. Ich liebe dieses Gefühl, du auch? 

Weil ich festgestellt habe, dass ich das Handschrift-Gefühl brauche und gleichzeitig auf zeitgemäße digitale Features wie Textumwandlung meiner Handschrift und digitale Verteilbarkeit und Verfügbarkeit meiner Notizen nicht verzichten will, arbeite ich mit dem minimalistischen digitalen Notizbuch ReMarkable. Ich habe dir hier meinen Affiliate-Link verlinkt, dadurch erhältst du 40 Euro Rabatt.

Mein digitales Notizbuch hat ein unfassbar reales Schreibfeeling – analoges Erlebnis trifft digitale Smartness

ReMarkable ist für mich ein Paradebeispiel für OMMMline – das digitale Notizbuch vereint das Beste aus der analogen und der digitalen Welt. Kann ich dir maximal empfehlen. 

Gutes, Learnings, Kussbilanz: Vor Feierabend fülle ich die rechte Spalte meines Tagesplaners aus.

Ganz oben schreibe ich gute Dinge auf, die passiert sind. Das muss nichts Großes sein.

Mich beglückt jedes Morgenrot oder wie die Abendluft riecht. Gestern war es ein Doppelregenbogen, der mich beim Nachhausekommen erwartet hat.

Kleine Dinge erfüllen mich mit großer Dankbarkeit. Diese Rubrik gibt mir ein Gefühl von Geborgenheit im Sein und Werden –  davon kann man in diesen schnelllebigen Zeiten maximaler Rasanz nicht genug haben, oder?

Darunter, in die Rubrik Fortschritte und Erkenntnisse, schreibe ich Learnings. Wer gerne Gewohnheiten trackt, kann das in dieser Rubrik ebenfalls tun. 

Und als Letztes gibt es noch die Rubrik: KB für deine Kuschel- und Kussbilanz. Wenn du keinen Partner hast, kein Problem, zur Kuschelbilanz zählt alles, was Selbstliebe ist, und die Kussbilanz steht sinnbildlich für Momente, die so erlebenswert sind, dass du dein Handy vergisst. 

Jetzt kennst du meinen 1-2-3-Tagesplaner: Ein Mix aus fokussierter Planung und proaktiver Selbstfürsorge.

Die Kombination macht mich produktiv, zufrieden und resilient.

Und dich jetzt hoffentlich auch. 

Das war’s für heute. Ich wünsche dir eine Woche, in der du jeden Tag das gute Gefühl hast, alles erledigt zu haben, was Wichtig und Dringend war und alles erlebt und genossen zu haben, was dir gutgetan und dich glücklich gemacht hat. 

Lass uns gemeinsam nächste Woche durchstarten: Ich teile mit dir die Screen-Life-Balance-Power eines Treibholztags. 

Das ist ein Lebensgenuss- und Digital-Detox-Booster für dich und die ganze Familie.

Bis dahin, work smarter, not harder!

Hier noch ein online only Extra für alle, die bis hier gelesen haben. In diesem Fall gehe ich davon aus, dass du gerne noch tiefer einsteigen möchtest: